Witamy w elektronicznym systemie fakturowania firmy Mondelēz International

Firma Mondelēz International przy współpracy z Tungsten Network
stworzyła prostszy sposób przesyłania faktur dla dostawców

Wspieramy Państwa na każdym kroku

Korzystając z ponad dziesięcioletniego doświadczenia, stworzyliśmy zestaw najczęściej zadawanych pytań (FAQ) oraz dokumentów, które znajdą Państwo poniżej

  • Europa: Poradnik dla dostawców dotyczący e-fakturowania w firmie Mondelēz International
  • Ameryka Północna: Poradnik dla dostawców dotyczący e-fakturowania w firmie Mondelēz International
  • Dział pomocy technicznej Tungsten Network

Pytania dotyczące rejestracji

  • Zarówno nabywca, jak i sprzedawca muszą być członkami Tungsten Network, aby możliwe było wysyłanie i otrzymywanie elektronicznych faktur za pośrednictwem Tungsten.

    Wielu z Państwa klientów może już być członkami naszej sieci. W ciągu 24 godzin do momentu dołączenia do Tungsten Network będą mogli Państwo wysyłać elektroniczne faktury do tych klientów.

  • Wkrótce będzie to podstawowy sposób przyjmowania przez firmę Mondelēz International dostarczanych przez dostawców faktur.

  • Tak, w ramach procesu rejestracji muszą Państwo zaakceptować wymagane standardowe warunki. Firma Mondelēz International  oczekuje, że przestaną Państwo wysyłać faktury papierowe (będą one odrzucane przy odbiorze) i zaczną wysyłać wszystkie faktury za pośrednictwem portalu Tungsten.

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • Tak. Firma Mondelēz International aktywnie wycofuje się z procesów opartych na fakturach papierowych w celu realizacji korzyści, jakie fakturowanie elektroniczne daje nam i naszym dostawcom. Od 2018 roku korzystanie z e-fakturowania Tungsten stanie się formalnym wymogiem przy wyborze dostawcy przez firmę Mondelēz International. Nie musi to prowadzić do natychmiastowej dyskwalifikacji sprzedawców niespełniających wymagań, ale przewidujemy, że z upływem czasu nieuchronnie znajdą się oni w niekorzystnej sytuacji.

  • Tungsten Network zapewnia usługi związane z fakturowaniem elektronicznym, analizą i rozwiązaniami w zakresie obiegu dokumentów dla firm na całym świecie. Aby dowiedzieć się więcej o naszych produktach i usługach, prosimy wejść na naszą stronę internetową.

  • Aby rozpocząć korzystanie z usług Tungsten Network, wystarczy zarejestrować się, używając klucza rejestracyjnego lub numeru TN otrzymanego od klienta. Po zarejestrowaniu się wszyscy dostawcy korzystający z tej opcji otrzymują automatycznie 52 bezpłatne transakcje. Po roku obowiązywania umowy (w rocznicę rejestracji) bez żadnych opłat uzupełnimy Państwa konto, udostępniając Państwu 52 bezpłatne faktury do wykorzystania w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

    Jesli jesteś zarejestrowany w jednym z poniższych krajów i chcesz przechowywać faktury dotyczące zwrotu podatku w archiwum faktur Tungsten, wymagane jest powiadomienie lokalnego urzędu skarbowego. Serwis Tungsten zapewnia gotowe sformułowania służące do sporządzenia tego powiadomienia. Łącze do kopii szablonu powiadomienia zostanie przesłane za pośrednictwem poczty e-mail.

    Belgia
    Kanada
    Czechy
    Dania
    Francja
    Węgry
    Irlandia<br />Włochy
    Luksemburg
    Nowa Zelandia
    Norwegia
    Afryka Południowa
    Hiszpania

  • Nie. NIE jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie ani sprzęt komputerowy. Aby wysyłać e-faktury za pośrednictwem portalu Tungsten Network, wymagane jest tylko połączenie z Internetem.

  • Minimalne wymagania dotyczące systemu operacyjnego: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux lub Mac OS 9.2*.

    Minimalne wymagania dotyczące przeglądarki: Internet Explorer w wersji 9 i najnowsze wersje przeglądarek Firefox, Chrome, Safari i Opera.

  • Istnieje możliwość przesyłania faktur bezpośrednio z systemu rozliczeniowego w dowolnym formacie. Aby to zrobić, należy mieć uprawnienia dostawcy korzystającego z Rozwiązania zintegrowanego na portalu Tungsten Network. Aby podjąć stosowne działania, należy skontaktować się bezpośrednio z firmą Tungsten pod numerem telefonu +44 (0)870 165 7420. Firma Tungsten udostępnia również numery lokalnych biur w następujących krajach:

    Kraj Numer lokalny
    Region Azji i Pacyfiku +60 (3) 9207 7800
    Belgia +32 (0)24 031 011
    Dania +45 808 858 18
    Finlandia +358 (0)800 118 871
    Francja +33 (0)1707 081 00
    Niemcy +49 (0)69 2222 20290
    Irlandia +353 (0)1 247 7709
    Włochy +39 02360 06340
    Meksyk +52 (55) 3098 7625
    Holandia +31 (0)207 121 385
    Norwegia +47 800 149 34
    Portugalia +351 (0)800 860007
    Hiszpania +34 914 141 472
    Szwecja +46 (0)85 057 8418
    Szwajcaria +41 (0)44 580 1491
    Wielka Brytania +44 (0)870 165 7420
    Stany Zjednoczone +1 (770) 698 1420
  • Po zarejestrowaniu się w sieci portal Tungsten umożliwia przesyłanie faktur elektronicznych wszystkim klientom będącym członkami sieci bez dodatkowych opłat. Kliknij opcję Połącz z klientami na portalu dla dostawców, aby łatwo zlokalizować innych nabywców.

  • Tak, korzystając z usług Tungsten, umożliwią nam Państwo dalsze terminowe regulowanie płatności względem Państwa firmy.

  • Fakturowanie elektroniczne nie będzie miało wpływu na bieżące warunki i zasady.

  • Jesli będą Państwo gotowi na dokonywanie transakcji za pomocą Tungsten Network, firma Mondelēz International przestanie akceptować faktury papierowe. Dalsze wysyłanie faktur papierowych może spowodować znaczne opóźnienia w płatności.

  • Istnieje możliwość uzyskania dostępu do zabezpieczonego portalu Tungsten Network i tworzenia faktur online za pomocą Formularza internetowego. Nie trzeba instalować żadnego oprogramowania. Konieczne jest tylko połączenie z Internetem oraz standardowa przeglądarka.

  • Nie. Pliki elektroniczne otrzymywane bezpośrednio od dostawców nie spełniają oczekiwań firmy Mondelēz International w zakresie procesów biznesowych. Korzystanie z Rozwiązania zintegrowanego na platformie Tungsten Network umożliwia elektroniczne przesyłanie faktur.

  • Nie. Udostępnienie obrazu faktury albo opcji pobrania danych w ustalonym formacie nie spełnia wymogów procesów biznesowych obowiązujących w firmie Mondelēz International. Firma Mondelēz International akceptuje tylko faktury dostawców otrzymane za pośrednictwem platformy Tungsten Network.

  • Zapoznaj się z wymogiem dotyczącym terminu zamieszczonym w zaproszeniu do rejestracji otrzymanym od firmy Mondelēz International. Po upłynięciu tego terminu firma Mondelēz International nie będzie akceptowała faktur papierowych. Tungsten Network akceptuje wszystkie formaty danych przychodzących, co umożliwia dołączenie do sieci i przesyłanie faktur. Kiedy nowe oprogramowanie będzie gotowe do użytku, wystarczy poinformować Tungsten Network o zmianach w generowaniu danych, a firma ta zajmie się dokonaniem stosownych modyfikacji, aby zapewnić płynne i niezakłócone przesyłanie faktur.

Pytania ogólne

  • Z ostatniej ankiety wypełnionej przez klientów Tungsten wynikają następujące wnioski:

    Lepsze postrzeganie korzyści przed i po rejestracji dostawcy w Tungsten Network Przewidywane korzyści przed dołączeniem do TN Otrzymane korzyści po dołączeniu do TN
     Udoskonalone raportowanie i opracowywanie ugody 12,9% 72,1%
    Zmniejszony zakres wyjątków i błędów 19,7% 74,1%
    Udoskonalone przewidywanie płatności 31,7% 78,7%
    Zwiększona produktywność 5,3% 68,3%
    Mniej zapytań od klientów 17,7% 71,3%
    Niższe koszty operacyjne 7,0% 57,2%
    Szybsze i niezawodne dostarczanie faktur 40,8% 76,4%
    Szybsza płatność 37,6% 72,6%
    Potwierdzone dostarczenie 36,1% 81,8%

    Kliknij tutaj, aby odwiedzić stronę Korzyści.

  • Zostaną Państwo zarejestrowani w sieci w oparciu o ilość przesyłanych faktur i liczbę partnerów biznesowych na portalu Tungsten Network, co może wymagać poniesienia pewnych kosztów związanych z tą usługą. Firma Mondelēz International również ponosi opłatę za bycie członkiem sieci. Wierzymy, że koszty te zostaną zwrócone z nadwyżką dzięki powiązanym korzyściom płynącym z e-fakturowania oraz zaprzestania stosowania faktur papierowych.

    Kliknij tutaj, aby uzyskać informacje o Rozwiązaniu zintegrowanym

    Kliknij tutaj, aby uzyskać informacje o Formularzu internetowym

  • Mondelēz International nie pokrywa kosztów dostawcy związanych z wydrukiem papierowych faktur, dlatego nie będzie pokrywać kosztów związanych z wysyłaniem faktur drogą elektroniczną. Rozwiązanie elektroniczne jest bardziej opłacalne dla większości firm. Poza oszczędnościami skorzystają Państwo z możliwości natychmiastowego przesłania faktury, potwierdzania dostawy faktury oraz opcji raportowania i sprawdzania statusu faktury przez siedem dni w tygodniu, przez całą dobę.

  • Tungsten nie jest platformą służącą do regulowania płatności.Firma Mondelēz International będzie nadal korzystać z dotychczasowej metody dokonywania płatności.

  • Nie, firma Mondelēz International oczekuje, że po otrzymaniu tego powiadomienia zaczną Państwo wysyłać wszystkie faktury za pośrednictwem systemu Tungsten i przestaną Państwo wysyłać faktury papierowe (będą one odrzucane przy odbiorze). Ma to zapobiec ewentualnym duplikatom.

  • Nie, dokładne dane o statusach wysłanych faktur można znaleźć w informacjach o zmianach statusu faktur na koncie w portalu Tungsten. Kliknij tutaj.

    • Wysłana: faktura czeka na weryfikację w systemie Tungsten
    • Zaakceptowana: faktura przeszła pomyślnie weryfikację w systemie Tungsten — nie została jeszcze otrzymana przez dział rozliczeń  firmy Mondelēz International
    • Nieudana: faktura nie przeszła weryfikacji w systemie Tungsten — przed wysłaniem zgłoszenia z prośbą o wsparcie należy sprawdzić, czy nie ma w niej najczęściej spotykanych błędów (np. dotyczących zakresu zamówienia)
    • Dostarczona: faktura jest gotowa do przesłania do działu rozliczeń firmy Mondelēz International
    • Otrzymano: faktura została wprowadzona do systemu rozliczeń firmy Mondelēz International — zostanie zweryfikowana i przetworzona
    • Odrzucona: faktura nie przeszła pomyślnie weryfikacji w dziale rozliczeń firmy Mondelēz International — najprawdopodobniej otrzymają Państwo informację o jej odrzuceniu z adresu e-mail firmy Mondelēz International
    • Zatwierdzona: faktura została zaksięgowana.
    • Zapłacono: faktura została zapłacona
    • Wyjątek: faktura jest analizowana przez firmę Mondelēz International — mogą Państwo otrzymać prośbę o sporządzenie korekty lub noty uznaniowej
  • Uzyskanie dostępu do usługi Tungsten, w tym do Formularza internetowego, wymaga trzech etapów autoryzacji. Ponadto każda sesja jest zabezpieczona za pomocą standardowego 128-bitowego szyfrowania SSL, które wykorzystuje certyfikaty serwera klasy 3 od firmy Verisign. Po utworzeniu faktury jest ona przechowywana w bezpiecznym archiwum, gdzie jest chroniona przy użyciu najnowszych zabezpieczeń, które są codziennie testowane.

    Oznacza to, że tylko upoważnieni użytkownicy mogą połączyć się z witryną. Po nawiązaniu połączenia każdy rodzaj komunikacji jest prywatny, a dane są całkowicie bezpieczne.

  • Komunikacja między Tobą i Twoim klientem będzie kontynuowana w tym samym języku. Należy nadal wysyłać faktury w języku używanym na codzień.

    Jeśli potrzebujesz pomocy, zadzwoń pod numer +44 (0) 870 165 7430. Aby uzyskać pomoc w języku niderlandzkim, francuskim, niemieckim, włoskim, portugalskim i hiszpańskim, zadzwoń pod jeden z poniższych numerów lokalnych:

    Belgia + 32 2403 1012
    Francja + 33 1707 08109
    Niemcy + 49 6922 2220 293
    Irlandia + 35 3124 77710
    Włochy + 39 0236 006 341
    Meksyk +52 (55) 3098 7625
    Holandia + 31 2071 21386
    Portugalia + 35 1800 814 549
    Hiszpania + 34 9141 41473
    Wielka Brytania + 44 8701 657 430
    Stany Zjednoczone + 1 877 752 0900

    Informujemy, że numery te są przeznaczone wyłącznie do obsługi e-fakturowania na portalu Tungsten. Można nadal wysyłać zapytania dotyczące płatności za pomocą istniejących danych kontaktowych klienta.

Istniejący klienci

    • Ponieważ firma Mondelēz International dopuszcza stosowanie załączników, należy przejść do części „Fakturowanie” i wybrać opcję „Faktury oczekujące na załączniki”.
    • Aby znaleźć fakturę, należy wpisać jej numer w polu wyszukiwania lub posortować tabelę „Faktury oczekujące na załączniki” według nagłówków poszczególnych kolumn.
    • W kolumnie „Wysyłanie” należy sprawdzić dozwolone typy plików.
    • Następnie należy kliknąć przycisk „Wybierz”, aby dodać pliki załączników z komputera.
    • Będą one widoczne w kolumnie „Liczba załączników”.
    • Aby poinformować nas, że faktury z załącznikami są gotowe do przetworzenia, należy je wysłać. W tym celu należy zaznaczyć pola przy odpowiednich fakturach i kliknąć przycisk „Wyślij”.
    • Jedna faktura może mieć maksymalnie 3 załączniki; muszą być one w formacie TIFF.
    • Załączniki do faktury oczekującej na załączniki można dodawać w ciągu 24 godzin. Po tym czasie faktura zostaje automatycznie wysłana.
  • Nie. Ma to zapobiec duplikowaniu faktur. System nie pozwala na wprowadzenie tego samego numeru dwukrotnie.

  • Tak. Należy po prostu wpisać właściwą datę. Ustawienie daty przypadającej w przyszłości jest jednak niemożliwe.

  • W obszarze „Pole zamówienia zakupu” w nagłówku faktury można wpisać tylko jeden numer zamówienia zakupu. Numery pozostałych zamówień należy wpisać w treści faktur, każde w osobnym wierszu, np.:

    • Pozycja 1: pierwsze zamówienie zakupu, opis związanych z nim dostaw/usług/towarów.
    • Pozycja 2: drugie zamówienie zakupu, opis związanych z nim dostaw/usług/towarów.
    • Pozycja 3: trzecie zamówienie zakupu, opis związanych z nim dostaw/usług/towarów
  • Gdy dostawca lub nabywca rejestruje się w portalu Tungsten, musi wyznaczyć administratora. Dane administratora można znaleźć w obszarze „Moje konto” w sekcji „Mój profil”. Są one widoczne w dolnej części ekranu.

    Administrator może dodawać nowych użytkowników i zmieniać prawa dostępu.

  • Numery wszystkich faktur wysyłanych do Państwa przez firmę Mondelēz International są zapamiętywane w systemie Tungsten. Zabezpiecza to zarówno Państwa, jak i firmę Mondelēz International przed wysyłaniem duplikatów. Dlatego każda faktura musi mieć niepowtarzalny numer. Na przykład numery 1/2013 i 1/2014 zostaną zaakceptowane.

    1. Zamówienie zakupu utworzono w ciągu ostatnich 24 godzin. Wszystkie nowe zamówienia zakupu są kopiowane do systemu raz dziennie, a następnie w nocy przesyłane do Tungsten. Między systemem SRM i systemem Tungsten nie ma stałego aktywnego połączenia, dlatego wszystkie kopie zamówień zakupu pojawiają się w profilach dostawców Tungsten z 24-godzinnym opóźnieniem.
    2. Wystąpił faktyczny problem z odwzorowaniem danych. W tym przypadku skontaktuj się z działem pomocy technicznej firmy Tungstem, aby rozwiązać problem i połączyć firmę z odpowiednim podmiotem.

Prosimy o zgłoszenie problemu naszemu działowi wsparcia, a skontaktujemy się z Państwem tak szybko, jak to będzie możliwe.

Prosimy o jak najbardziej szczegółowe opisanie problemu.

Opcjonalnie

arrow