Witamy w systemie elektronicznego fakturowania dla MSD

Firma MSD współpracuje z Tungsten Network w celu ułatwienia dostawcom przesyłania faktur

Wspieramy Państwa na każdym kroku

Korzystając z ponad dziesięcioletniego doświadczenia, stworzyliśmy zestaw najczęściej zadawanych pytań (FAQ) oraz dokumentów, które znajdą Państwo poniżej

Pytania ogólne

  • Tungsten Network zapewnia usługi związane z fakturowaniem elektronicznym, analizą i rozwiązaniami w zakresie obiegu dokumentów dla firm na całym świecie. Aby dowiedzieć się więcej o naszych produktach i usługach, prosimy wejść na naszą stronę internetową.

    • Bezpieczne i gwarantowane przesyłanie faktur to koniec problemów z ginięciem faktur na poczcie
    • Przetwarzanie faktur będzie trwało krócej
    • Brak opóźnień z powodu brakujących informacji, z uwagi na to, że coś „wylądowało na złym biurku” albo ze względu na czynności wykonywane ręcznie
    • Wykorzystanie technologii WYMIANY DANYCH W DOWOLNYM FORMACIE likwidujące konieczność instalowania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu
    • Większa przejrzystość przetwarzania i lepsze zarządzanie przepływem środków dzięki dostępowi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu oraz funkcji raportowania
    • Zgodność z przepisami dot. podatku VAT bez względu na to, skąd faktury są wysyłane i gdzie są odbierane
    • Łatwość obsługi i wysoka opłacalność wysyłania faktur w dowolnym czasie
  • Tak. Korzystanie z e-fakturowania w systemie Tungsten Network stanie się formalnym kryterium stosowanym przy wyborze sprzedawcy przez MSD. Nie musi to prowadzić do natychmiastowej dyskwalifikacji sprzedawców niespełniających wymagań, ale przewidujemy, że z upływem czasu nieuchronnie znajdą się oni w niekorzystnej sytuacji.

  • Tak. MSD aktywnie wycofuje się z przetwarzania faktur papierowych, aby skorzystać z zalet fakturowania elektronicznego dostępnych dla nas i naszych dostawców. Korzystanie z e-fakturowania w systemie Tungsten Network stanie się formalnym kryterium stosowanym przy wyborze sprzedawcy przez MSD. Nie musi to prowadzić do natychmiastowej dyskwalifikacji sprzedawców niespełniających wymagań, ale przewidujemy, że z upływem czasu nieuchronnie znajdą się oni w niekorzystnej sytuacji.

  • Tak. Należy po prostu wpisać właściwą datę. Ustawienie daty przypadającej w przyszłości jest jednak niemożliwe.

  • Tungsten Network nie jest platformą płatniczą. Firma MSD będzie nadal korzystać z dotychczasowej metody dokonywania płatności.

    • MSD zezwala na wysyłanie załączników. W tym celu należy wybrać opcję „Fakturowanie”, a następnie „Oczekujące załączniki faktur”.
    • Aby znaleźć fakturę, należy wpisać jej numer w polu wyszukiwania lub posortować tabelę „Faktury oczekujące na załączniki” według nagłówków poszczególnych kolumn.
    • W kolumnie „Wysyłanie” należy sprawdzić dozwolone typy plików.
    • Następnie należy kliknąć przycisk „Wybierz”, aby dodać pliki załączników z komputera.
    • Będą one widoczne w kolumnie „Liczba załączników”.
    • Aby poinformować nas, że faktury z załącznikami są gotowe do przetworzenia, należy je wysłać. W tym celu należy zaznaczyć pola przy odpowiednich fakturach i kliknąć przycisk „Wyślij”.
    • Jedna faktura może mieć maksymalnie 5 załączników; muszą być one w formacie PDF.
    • Załączniki do faktury oczekującej na załączniki można dodawać w ciągu 24 godzin. Po tym czasie faktura zostaje automatycznie wysłana.
  • Nie. MSD oczekuje, że po otrzymaniu tego powiadomienia zaczną Państwo wysyłać wszystkie faktury za pośrednictwem systemu Tungsten Network i przestaną wysyłać faktury papierowe (będą one odrzucane przy odbiorze). Ma to zapobiec ewentualnym duplikatom.

  • Nie. Ma to zapobiec duplikowaniu faktur. System nie pozwala na wprowadzenie tego samego numeru dwukrotnie.

  • Po zarejestrowaniu się w Tungsten możliwe jest wysyłanie faktur elektronicznych do wszystkich klientów będących członkami sieci bez dodatkowych opłat. Kliknij opcję „Połącz z klientem” w portalu, aby łatwo zlokalizować innych nabywców.

  • Numery wszystkich faktur wysyłanych do Państwa przez firmę MSD są zapamiętywane w systemie Tungsten. Zabezpiecza to zarówno Państwa, jak i firmę MSD, przed wysyłaniem duplikatów. Dlatego każda faktura musi mieć niepowtarzalny numer. Na przykład numery 1/2013 i 1/2014 zostaną zaakceptowane.

    • Wysłana: faktura czeka na weryfikację w systemie Tungsten Network
    • Zaakceptowana: faktura przeszła pomyślnie weryfikację w systemie Tungsten – nie została jeszcze otrzymana przez dział rozliczeń firmy MSD
    • Nieudana: faktura nie przeszła weryfikacji w systemie Tungsten – przed wysłaniem zgłoszenia z prośbą o wsparcie należy sprawdzić, czy nie ma w niej najczęściej spotykanych błędów (np. dotyczących zakresu zamówienia)
    • Dostarczona: faktura jest gotowa do przesłania do działu rozliczeń firmy MSD
    • Otrzymana: faktura została wprowadzona do systemu w dziale rozliczeń firmy MSD – zostanie zweryfikowana i przetworzona
    • Odrzucona: faktura nie przeszła pomyślnie weryfikacji w dziale rozliczeń firmy MSD – otrzymają Państwo informację o jej odrzuceniu z adresu e-mail firmy MSD
    • Zatwierdzona: faktura została zaksięgowana
    • Opłacona: faktura została zapłacona
    • Wyjątek: faktura jest analizowana przez firmę MSD — mogą Państwo otrzymać prośbę o sporządzenie korekty lub noty kredytowej
  • Nie. Dokładne dane o statusach wysłanych faktur można znaleźć w informacjach o zmianach statusu faktur na koncie w portalu Tungsten Network.

  • Gdy dostawca lub nabywca rejestruje się w portalu Tungsten, musi wyznaczyć administratora. Dane administratora można znaleźć w obszarze „Moje konto” w sekcji „Mój profil”. Są one widoczne w dolnej części ekranu.

    Administrator może dodawać nowych użytkowników i zmieniać prawa dostępu.

  • Uzyskanie dostępu do usług świadczonych przez Tungsten, w tym Formularza internetowego, wymaga trzech zezwoleń uwierzytelniających. Ponadto każda sesja jest zabezpieczona za pomocą standardowego 128-bitowego szyfrowania SSL, które wykorzystuje certyfikaty serwera klasy 3 od firmy Verisign. Po utworzeniu faktury jest ona przechowywana w bezpiecznym archiwum, gdzie jest chroniona przy użyciu najnowszych zabezpieczeń, które są codziennie testowane.

    Oznacza to, że tylko upoważnieni użytkownicy mogą połączyć się z witryną. Po nawiązaniu połączenia każdy rodzaj komunikacji jest prywatny, a dane są całkowicie bezpieczne.

  • Komunikacja między Tobą i Twoim klientem będzie kontynuowana w tym samym języku. Należy nadal wysyłać faktury w języku używanym na codzień.

    Jeśli potrzebujesz pomocy, zadzwoń pod numer +44 (0) 870 165 7430. (Numery lokalnych biur obsługi klienta)

    Informujemy, że numery te są przeznaczone wyłącznie do obsługi e-fakturowania na portalu Tungsten. Można nadal wysyłać zapytania dotyczące płatności za pomocą istniejących danych kontaktowych klienta.

Pytania dotyczące rejestracji

  • Wkrótce będzie to podstawowy sposób przyjmowania przez firmę MSD faktur od dostawców.

  • Aby rozpocząć korzystanie z portalu Tungsten, wystarczy zarejestrować się przy pomocy klucza rejestracyjnego otrzymanego od swojego klienta lub od Tungsten Network. Po zarejestrowaniu się wszyscy dostawcy korzystający z tej opcji otrzymują automatycznie 52 bezpłatne transakcje. Po roku obowiązywania umowy (w rocznicę rejestracji) bez żadnych opłat uzupełnimy Państwa konto, udostępniając Państwu 52 bezpłatne faktury do wykorzystania w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

  • Tak, w ramach procesu rejestracji muszą Państwo zaakceptować wymagane standardowe warunki. MSD oczekuje, że przestaną Państwo wówczas wysyłać faktury papierowe (będą one odrzucane przy odbiorze) i zaczną wysyłać wszystkie faktury za pośrednictwem portalu Tungsten Network.

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • Nie. NIE jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie ani sprzęt komputerowy. Aby wysyłać e-faktury za pośrednictwem portalu Tungsten Network, wymagane jest tylko połączenie z Internetem.

  • Minimalne wymagania dotyczące systemu operacyjnego: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux lub Mac OS 9.2*.

    Minimalne wymagania dotyczące przeglądarki: Internet Explorer w wersji 9 i najnowsze wersje przeglądarek Firefox, Chrome, Safari i Opera.

  • Istnieje możliwość przesyłania faktur bezpośrednio z systemu rozliczeniowego w dowolnym formacie. Ta opcja jest dostępna dla dostawców korzystających z Rozwiązania zintegrowanego Tungsten Network.
    Aby rozpocząć rejestrację, proszę wysłać e-maila na adres [ochrona poczty e-mail].

  • Tungsten Network oferuje dwie opcje fakturowania elektronicznego. Każde rozwiązanie obejmuje bezpłatną liczbę faktur na miesiąc.

    Kliknij tutaj, aby wyświetlić opcje rejestracji.

  • Firma MSD nie pokrywa kosztów dostawcy związanych z wydrukiem faktur papierowych, dlatego też nie będzie pokrywać kosztów związanych z wysyłaniem faktur drogą elektroniczną. Rozwiązanie elektroniczne jest bardziej opłacalne dla większości firm. Poza oszczędnościami skorzystają Państwo z możliwości natychmiastowego przesłania faktury, potwierdzania dostawy faktury oraz opcji raportowania i sprawdzania statusu faktury przez siedem dni w tygodniu, przez całą dobę.

  • Jak łączyć się z klientami w Tungsten Network
  • Zarządzanie ustawieniami firmy i użytkownika
  • Jak utworzyć fakturę lub notę kredytową
  • Jak sprawdzić status faktury w portalu Tungsten Network
  • Jak zmienić zamówienie zakupu w fakturę
  • Jak konfigurować i tworzyć raporty o fakturach
  • Jak znaleźć pomoc w portalu Tungsten Network
  • Wysyłanie i śledzenie zgłoszeń z prośbą o wsparcie
  • Omówienie opcji Tungsten Network
  • Pomoc Tungsten dla dostawców

Prosimy o zgłoszenie problemu naszemu działowi wsparcia, a skontaktujemy się z Państwem tak szybko, jak to będzie możliwe.

Prosimy o jak najbardziej szczegółowe opisanie problemu.

Opcjonalnie

arrow