Witamy w systemie elektronicznego fakturowania dla GE Vernova
GE Vernova nawiązała współpracę z Tungsten Network w celu ułatwienia dostawcom przesyłania faktur
GE Vernova nawiązała współpracę z Tungsten Network w celu ułatwienia dostawcom przesyłania faktur
Korzystając z ponad dziesięcioletniego doświadczenia, stworzyliśmy zestaw najczęściej zadawanych pytań (FAQ) oraz dokumentów, które znajdą Państwo poniżej
Czym jest Tungsten Network?
Tungsten Network zapewnia usługi związane z fakturowaniem elektronicznym, analizą i rozwiązaniami w zakresie obiegu dokumentów dla firm na całym świecie. Aby dowiedzieć się więcej o naszych produktach i usługach, prosimy wejść na naszą stronę internetową.
Jakie odniosę korzyści w związku z korzystaniem z Tungsten Network?
Czy e-fakturowanie będzie wymogiem dla nowych przetargów i nowych dostawców?
Tak. Od 2016 roku używanie systemu e-fakturowania Tungsten stało się formalnym kryterium selekcji dostawców przyjętym przez GE. Nie musi to prowadzić do natychmiastowej dyskwalifikacji dostawców niespełniających wymagań, ale przewidujemy, że z upływem czasu nieuchronnie znajdą się oni w niekorzystnej sytuacji.
Jakie opłaty związane są z tą usługą?
Tungsten Network zapewnia dwie opcje fakturowania elektronicznego. Każde rozwiązanie obejmuje bezpłatną liczbę faktur na miesiąc.
Dla dostawców GE Vernova — wszystkie transakcje za pośrednictwem formularza internetowego są bezpłatne!
Dostawcy pozostałych podmiotów GE Vernova korzystający z formularza internetowego mogą dokupić nowe transakcje za pośrednictwem portalu Tungsten Network. Zakupu można dokonać na stronie Fakturowanie > Zakup transakcje Tungsten Network.
Czy Tungsten współpracuje z personelem posługującym się innymi językami?
Komunikacja między Tobą i Twoim klientem będzie kontynuowana w tym samym języku. Należy nadal wysyłać faktury w języku używanym na codzień.
Aby uzyskać wsparcie, należy przesłać zgłoszenie z prośbą o pomoc lub skontaktować się telefonicznie z zespołem pomocy Tungsten Network.
Firma GE Vernova poprosiła o wystawianie faktur poprzez portal Tungsten Network. Co należy zrobić?
Zarówno nabywca, jak i sprzedawca muszą być członkami Tungsten Network, aby możliwe było wysyłanie i otrzymywanie elektronicznych faktur za pośrednictwem Tungsten.
Należy odszukać wiadomość e-mail od Tungsten Network z zaproszeniem do dołączenia do sieci wysłaną w imieniu GE Vernova, a następnie kliknąć link aktywacyjny i postępować zgodnie z instrukcjami. (Podany link jest niestandardowy i zawiera dane pomagające usprawnić proces rejestracji).
Jeśli nie otrzymali Państwo wiadomości e-mail z portalu Tungsten Network, należy napisać na adres [chroniony adres e-mail] w celu otrzymaniu linku rejestracyjnego.
Wielu z Państwa klientów może już być członkami naszej sieci. W ciągu 24 godzin do momentu dołączenia do Tungsten Network będą mogli Państwo wysyłać elektroniczne faktury do tych klientów.
Czy muszę podpisać umowę z Tungsten Network?
Tak, niezależnie od wybranego rozwiązania, konieczne będzie zaakceptowanie warunków i zasad Tungsten Network.
Czy muszę zainstalować jakieś oprogramowanie?
Nie jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie ani sprzęt komputerowy. Aby wysyłać e-faktury za pośrednictwem portalu Tungsten Network, wymagane jest tylko połączenie z Internetem.
Jakie są minimalne wymagania systemowe umożliwiające korzystanie z portalu Tungsten Network?
Minimalne wymagania dotyczące systemu operacyjnego: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux lub Mac OS 9.2*.
Minimalne wymagania dotyczące przeglądarki: Internet Explorer w wersji 9 i najnowsze wersje przeglądarek Firefox, Chrome, Safari i Opera.
Czy mogę wysyłać faktury elektroniczne do wszystkich moich klientów za pomocą portalu Tungsten Network?
Po zarejestrowaniu się w sieci portal Tungsten umożliwia przesyłanie faktur elektronicznych wszystkim klientom będącym członkami sieci bez dodatkowych opłat. Kliknij opcję „Połącz z klientem” w portalu, aby łatwo zlokalizować innych nabywców.
Czy po otrzymaniu z systemu Tungsten powiadomienia o gotowości do realizacji transakcji (RTT) nadal mogę wysyłać faktury papierowe?
Nie. Firma GE Vernova oczekuje, że po otrzymaniu tego powiadomienia zaczną Państwo wysyłać wszystkie faktury za pośrednictwem systemu Tungsten, zaprzestając wysyłania faktur papierowych (będą one odrzucane przy odbiorze). Ma to zapobiec ewentualnym duplikatom.
Kto jest odpowiedzialny za udostępnienie innym użytkownikom dodatkowego dostępu do danych logowania do portalu Tungsten?
Gdy dostawca lub nabywca rejestruje się w portalu Tungsten, musi wyznaczyć administratora. Dane administratora można znaleźć w obszarze „Moje konto” w sekcji „Mój profil”. Są one widoczne w dolnej części ekranu.
Administrator może dodawać nowych użytkowników i zmieniać prawa dostępu.
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu
Podczas próby rejestracji został wyświetlony komunikat, że nasza firma posiada już konto w portalu Tungsten Network. Co należy zrobić?
Jeśli próbowali się Państwo zarejestrować, ale został wyświetlony komunikat, że firma o danym numerze VAT jest już zarejestrowana, będzie wymagane odzyskanie dostępu do istniejącego konta Państwa firmy.
Jeśli znają Państwo swojego administratora, może on przyznać Państwu dostęp, wykonując następujące kroki:
Jeśli nie znają Państwo administratora konta lub odszedł on z firmy i chcieliby Państwo uzyskać dostęp, należy wypełnić ten formularz: https://tungsten-network.my.site.com/contactAccountAccess/s/?language=en_US
Czy e faktury można wysyłać do różnych krajów?
Tak, Tungsten Network działa globalnie i umożliwia swoim członkom międzynarodową wymianę faktur. Tungsten Network stosuje się do lokalnych przepisów podatkowych, dzięki czemu wymogi zgodności są spełnione. Dzięki współpracy z firmą PwC zapewniamy, że spełniamy przepisy podatkowe i dotyczące fakturowania w Europie, Ameryce Północnej i w regionie Azji i Pacyfiku.
Skontaktuj się z nami, aby szczegółowo przedyskutować naszą zgodność z przepisami globalnymi.
Czy e-faktury są zgodne z lokalnymi przepisami podatkowymi (w tym VAT)?
Tak, e-fakturowanie Tungsten Network jest zgodne z lokalnymi przepisami podatkowymi (w tym VAT). Współpracujemy z firmą PwC, aby zapewnić, że spełnione są lokalne przepisy podatkowe i dotyczące fakturowania.
Nabywcy i dostawcy otrzymują od Tungsten Network podpisany cyfrowo obraz faktury w formacie PDF. Jest to obraz faktury zgodnej z przepisami podatkowymi. Nabywca może jej użyć do celów kontroli przepływu pracy i inspekcji.
Członkowie Tungsten Network mogą przechowywać cyfrowo podpisane dokumenty PDF w swoim archiwum elektronicznym; mają też dostęp przez całą dobę, 7 dni w tygodniu do archiwum Tungsten Network.
Skontaktuj się z nami w celu omówienia globalnej zgodności bardziej szczegółowo.
Czy istnieje wymóg drukowania lub przechowywania wydruków faktur?
Dzięki e-fakturowaniu Tungsten Network nie ma potrzeby drukowania ani przechowywania papierowych kopii faktur. Tungsten Network nie tylko wysyła dane faktury do systemu rozliczeniowego nabywców, ale także cyfrowo podpisany plik PDF, który może służyć do celów kontroli przepływu pracy i inspekcji podatkowych. Taka faktura jest zgodna z przepisami podatkowymi.
Tungsten Network przechowuje wszystkie faktury przesłane za pośrednictwem sieci w archiwum faktur. Wszyscy członkowie sieci mają dostęp do archiwum za pośrednictwem portalu Tungsten Network przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.
Z kim współpracuje Tungsten Network, aby zapewnić przestrzeganie przepisów?
Firma PricewaterhouseCoopers zajmuje się doradztwem podatkowym dla Tungsten Network. Korzystamy z usług lokalnych oddziałów PwC do kontaktu z organami podatkowymi w konkretnych krajach, aby mieć pewność, że nasze produkty oferują aktualne dane w tym zakresie.
Cyfrowym podpisywaniem naszych faktur zajmuje się firma TrustWeaver. TrustWeaver zapewnia narzędzia ułatwiające zachowywanie zgodności i sprawdzalności dokumentacji biznesowej i procesów dzięki innowacyjnym rozwiązaniom opartym na podpisie elektronicznym.
Tungsten Network przestrzega przepisów w 48 krajach, a co z pozostałymi krajami?
W tym przypadku nie będziemy w stanie wystawiać legalnych faktur elektronicznych z podpisem cyfrowym firmy TrustWeaver. W zamian Tungsten wystawi duplikat faktury z niezbędnymi informacjami, który jednak nie będzie uznawany za oficjalną podstawę audytu lub zwrotu podatku VAT.
Czym jest podpis cyfrowy?
Zasadniczo jest to dowód dla nabywcy, że fakturę wystawił ten, a nie inny dostawca. Podpisy cyfrowe pozwalają określić autentyczność pochodzenia faktur, a także prawdziwość zawartych w nich danych. Podpisy cyfrowe Tungsten Network są wystawiane przez firmę TrustWeaver i zawierają datownik.
Należy weryfikować wszystkie podpisy na fakturach przed ich dalszą realizacją, aby spełniać wymagania audytów. W razie potrzeby i za pisemną zgodą klienta, Tungsten jest w stanie wykonywać takie operacje.
Czym jest archiwum elektroniczne Tungsten Network?
Tungsten Network przechowuje wszystkie faktury przesłane za pośrednictwem sieci w archiwum faktur. Wszyscy członkowie sieci mają dostęp do archiwum za pośrednictwem portalu Tungsten Network przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Faktury są przechowywane sekwencyjnie i można je wyszukiwać. Dopóki faktury będą przechowywane w archiwum elektronicznym, Tungsten Network zapewnia ich czytelność i zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem.
Czy przesyłanie faktur za pomocą Formularza internetowego jest bezpieczne?
Uzyskanie dostępu do usługi Tungsten, w tym do Formularza internetowego, wymaga trzech etapów autoryzacji. Ponadto każda sesja jest zabezpieczona za pomocą standardowego 128-bitowego szyfrowania SSL, które wykorzystuje certyfikaty serwera klasy 3 od firmy Verisign. Po utworzeniu faktury jest ona przechowywana w bezpiecznym archiwum, gdzie jest chroniona przy użyciu najnowszych zabezpieczeń, które są codziennie testowane.
Oznacza to, że tylko upoważnieni użytkownicy mogą połączyć się z witryną. Po nawiązaniu połączenia każdy rodzaj komunikacji jest prywatny, a dane są całkowicie bezpieczne.
Jak dokonać rejestracji?
Rejestracja zostanie całkowicie zakończona tylko po wybraniu własnych klientów — jednostek GE Vernova — i połączeniu się z nimi.
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu
Jak połączyć się z klientem?
Po zalogowaniu się do Tungsten Network należy kliknąć kartę Klienci i wybrać opcję Połącz z klientem.
Pełną listę aktualnie dostępnych podmiotów GE Vernova można znaleźć tutaj: https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ge_vernova/entities/
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu.
Kiedy mogę zacząć wysłać faktury za pośrednictwem Tungsten Network?
Otrzymają Państwo wiadomość e-mail ze skrótem „RTT” w temacie, który oznacza powiadomienie o gotowości do transakcji w portalu Tungsten Network. W niniejszym piśmie firma GE Vernova udostępni Państwu instrukcje oraz dane kontaktowe specjalistów ds. wdrożenia GE Vernova. W przypadku pytań lub nierozliczonego salda, które chcą Państwo rozliczyć przed dołączeniem do portalu Tungsten, należy zwrócić się do specjalisty GE Vernova ds. wdrożenia. Jeśli nie mają Państwo żadnych pytań, GE Vernova rozpocznie aktywację w ciągu 3 dni. Aktywacja może potrwać do 5 dni roboczych, czyli maksymalnie 8 dni od otrzymania powiadomienia RTT zobaczą Państwo w portalu Otwarte zamówienia zakupu.
Jeśli nie widzą Państwo swoich zamówień zakupu, prosimy o kontakt z specjalistami ds. wdrażania GE Vernova.
W jaki sposób mogę przesyłać faktury?
Przesyłając fakturę dla GE Vernova, zawsze należy używać karty Zamówienia zakupu, aby dokonać konwersji zamówienia zakupu, zamiast tworzyć fakturę od zera.
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu.
Jak dodać opłaty frachtowe i koszty przesyłki?
Jeśli są Państwo dostawcą GE Vernova — Onshore-Offshore Wind, nie mogą Państwo naliczać dodatkowych opłat. Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się z przedstawicielem GE.
Jeśli są Państwo dostawcą GE Vernova Grid, instrukcje zamieszczono poniżej:
Podczas tworzenia faktury pojawi się możliwość dodania do niej frachtu i dodatkowych opłat. Na ostatniej stronie konwersji zamówienia zakupu, po danych kontaktowych użytkownika i GE, w „pozycjach faktury” znajduje się zielony przycisk „Dodaj”. Po kliknięciu go możliwe będzie dodanie opłat.
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu.
Jak kontynuować przesyłanie wersji roboczej / zapisanej faktury?
1. Na stronie głównej kliknij „Wyświetl wszystkie” pod podsumowaniem zapisanych faktur.
2. Zapisane faktury pojawią się na dole strony. Kliknij „Edytuj”.
3. Sprawdź i wypełnij pola obowiązkowe (oznaczone czerwoną gwiazdką).
4. Na końcu strony sprawdź kwoty w polu Podsumowanie. Jeśli wszystko się zgadza, kliknij Wyślij.
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu
Dlaczego moje zamówienia zakupu są niedostępne?
Może być wiele przyczyn tego problemu, oto najczęstsze:
Dlaczego moje zamówienia zakupu są wyświetlane na szaro?
Dlaczego cena jednostkowa wyświetlana w portalu różni się od uzgodnionej ceny?
Proszę zwrócić się do swojego przedstawiciela GE Vernova, aby zaktualizować bazę danych GE o obowiązujące ceny. Zmodyfikowane dane zostaną automatycznie przesłane do portalu Tungsten w ciągu kilku godzin.
Dlaczego zamówiona ilość wyświetlana w portalu jest inna niż uzgodniona ilość?
Proszę zwrócić się do swojego przedstawiciela GE Vernova, aby zaktualizować bazę danych GE o wymaganą ilość. Zmodyfikowane dane zostaną automatycznie przesłane do portalu Tungsten w ciągu kilku godzin.
Dlaczego nie mogę dodać stawki podatku?
Mogą Państwo wpisać kwotę podatku na ostatnim etapie konwersji zamówienia zakupu w polu „Kwota całkowita podatku” przed kliknięciem przycisku „Prześlij”.
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu.
Przed rozliczeniem się z GE należy skonfigurować kody podatkowe i stawki obowiązujące w Państwa firmie. Więcej informacji można znaleźć tutaj.
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu.
W portalu Tungsten Network nie można wystawiać faktur z uwzględnieniem zagranicznych podatków. Jeśli Państwa firma działa w innym kraju, należy skontaktować się ze specjalistą ds. wdrażania GE Vernova.
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu.
Czym jest data faktury?
Data faktury na fakturze Tungsten zawsze będzie odzwierciedlała dzień, w którym pomyślnie przesłano fakturę. Zalecamy jak najszybsze przesłanie faktury do Tungsten, najlepiej w tym samym dniu, w którym tworzony jest zapis księgowy w Państwa systemie rozliczeniowym.
Czy mogę wysłać wiele faktur na to samo zamówienie zakupu?
Tak, jest to możliwe tak długo, aż wystawione faktury pokryją całą ilość zamówienia zakupu. Jeśli zamówienie zakupu składa się z wielu pozycji, mogą Państwo najpierw zafakturować wybraną pozycję, a resztę później. Jeśli zamówienie zakupu składa się z jednej pozycji, liczbę pozycji do rozliczenia można zmodyfikować w polu „ilość”; w przeciwnym razie system automatycznie wybierze całą dostępną ilość. To samo dotyczy zamówień składających się z wielu pozycji, gdy wybrano tylko jedną z nich.
Co mam zrobić, jeśli status mojej faktury to „nieudana”? Czy mogę ją ponownie przesłać?
Jeśli wyświetlany status faktury to „nieudana”, faktura nie przeszła weryfikacji przeprowadzanych przez portal Tungsten Network w imieniu GE Vernova i nie została przesłana do GE.
A failed invoice can be re-submitted; however, before submitting it again please make sure to check the failure reason and do the required corrections. Should you need help with the interpretation of failure reasons, please raise a ticket via Tungsten Portal or contact [email protected].
Co mam zrobić, jeśli status mojej faktury to „odrzucona”?
Please contact your GE Vernova buyer and\or Accounts Payables at https://gevn-s2p.custhelp.com/app/utils/login_custom/redirect/S2PSupplierSupport%2Fcustomer_inquiry for rejection reason.
Co mam zrobić, jeśli moja faktura ma status „dostarczono” przez więcej niż jeden dzień? Jak zmienić go na „zatwierdzona”?
Most probably there is a technical issue with the interface between Tungsten and GE systems. Please raise a ticket via Tungsten Portal or contact [email protected]
Kiedy moja faktura przesłana za pośrednictwem Tungsten zostanie opłacona?
Przejście na fakturowanie elektroniczne nie wpływa na warunki płatności uzgodnione z GE Vernova. Portal Tungsten nie oblicza terminu płatności, wyświetla tylko dane otrzymane z systemu GE.
Spodziewaną datę płatności można sprawdzić, wpisując numer faktury / numer zamówienia zakupu / numer transakcji w polu wyszukiwania na koncie Tungsten lub sprawdzając w zakładce „Faktury” - „Status faktury”.
Termin płatności będzie dostępny, gdy faktura osiągnie status „zatwierdzona”.
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu.
Czy muszę tworzyć faktury zarówno w Tungsten, jak i we własnym oprogramowaniu do księgowości?
Nie, faktura utworzona w Tungsten jest prawnie wiążącym dokumentem, z którego można korzystać do własnych celów księgowych.
Jak dodać użytkowników?
Aby dodać do konta dodatkowych użytkowników, trzeba posiadać uprawnienia administratora.
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu.
Jak zmienić dane firmy?
Szczegółowe instrukcje znajdują się w pliku PDF zawierającym zrzuty ekranu.
Jak wysłać zgłoszenie do zespołu pomocy Tungsten Network?
Można utworzyć zgłoszenie za pośrednictwem naszego Centrum pomocy. Należy zapoznać się z poniższym artykułem, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat kontaktu z działem wsparcia Tungsten Network. Jak skontaktować się z działem wsparcia technicznego Tungsten Network i uzyskać pomoc?
Wysłałem(-am) zgłoszenie do działu pomocy Tungsten, ale potrzebuję pomocy przy interpretacji odpowiedzi. Do kogo mogę się zwrócić?
Please reach out level 1 support: [email protected] and provide the Tungsten ticket number.
Dane kontaktowe
Rejestrując się w Tungsten Network, otrzymują Państwo również dostęp do dedykowanych zespołów pomocy, które pomogą przejść na nową platformę do fakturowania. Mogą Państwo zwrócić się do następujących zespołów pomocy:
Pomoc z identyfikatorem użytkownika / hasłem: dział pomocy Tungsten – za pośrednictwem portalu
Sprawy związane z wdrażaniem dla GE Vernova: [chroniony adres e-mail]
Fakturowanie / kwestie związane z zamówieniami zakupu: https://gevn-s2p.custhelp.com/app/utils/login_custom/redirect/S2PSupplierSupport%2Fcustomer_inquiry