Witamy w systemie elektronicznego fakturowania dla GlaxoSmithKline

GSK współpracuje z Tungsten Network, globalną platformą fakturowania elektronicznego

Witamy na stronie poświęconej usługom dotyczącym zamówień zakupu w systemie Tungsten Network

Strona ma pomóc w zapoznaniu się z funkcjami i zaletami usług dotyczących zamówień zakupu wprowadzonych we wrześniu 2015 r.

Firma GSK wprowadziła usługi dotyczące zamówień zakupu w dwóch celach:

  • aby przyspieszyć i ułatwić dostawcom proces e-fakturowania;
  • aby wyeliminować często spotykane błędy powodujące opóźnienia w zatwierdzaniu faktur i płatnościach.

Ważne: usługami dotyczącymi zamówień zakupu objęte są tylko niektóre jednostki GSK i niektóre zamówienia zakupu.  

Tutaj można sprawdzić, czy współpracujący z Państwem podmiot GSK będzie przesyłać do systemu Tungsten Network informacje dotyczące zamówień zakupu.

 

Dostawcy korzystający z Formularza internetowego

Zamówienia zakupu wysyłane do systemu Tungsten (tutaj można znaleźć listę wyjątków i klientów objętych tą usługą) można teraz – po zalogowaniu się – wyświetlić i w prosty sposób przekształcić w e-fakturę.

Pomoc i wsparcie dla dostawców korzystających z Formularza internetowego

Korzystanie z dostępnej w systemie Tungsten usługi konwersji zamówień zakupu jest szybkie i proste, zwłaszcza po zapoznaniu się z filmem instruktażowym i przewodnikami udostępnionymi powyżej.

Od 28 września 2015 r. zamówienie zakupu można szybko przekształcić w fakturę. Wszystkie dane zamówienia zakupu zostaną skopiowane automatycznie, nie trzeba ich więc wpisywać ani edytować ręcznie. Dlatego zachęcamy, aby korzystać z funkcji konwersji zamówień zakupu w przypadku wszystkich zamówień widocznych w portalu Tungsten.

Uwaga: nie wszystkie podmioty GSK i nie wszystkie zamówienia zakupu są objęte tą usługą. Odwiedź tę stronę, by dowiedzieć się więcej.

Często zadawane pytania

  • Nie, firma GSK będzie wysyłać dostawcom zamówienia zakupu tak, jak dotychczas.

  • Najpierw należy sprawdzić na tej stronie, czy dane zamówienie zakupu i czy dany podmiot GSK jest objęty tą usługą. Jeśli tak, należy sprawdzić informacje w portalu ponownie za kilka godzin. Jeśli zamówienie zakupu nadal nie jest widoczne, skontaktuj się z działem pomocy Tungsten.

  • Zamówienia zaczną pojawiać się w portalu w ciągu 2–5 dni roboczych. Prosimy sprawdzać sekcję „Moje zamówienia zakupu” na portalu. Jeśli po 5 dniach w portalu nadal nie będzie żadnych zamówień zakupu, należy skontaktować się z działem pomocy Tungsten.

  • Można to sprawdzić w sekcji „Moje zamówienia zakupu” na swoim koncie w portalu. Jeśli chcesz także otrzymywać powiadomienia e-mail o udostępnieniu na koncie nowego zamówienia zakupu, skontaktuj z zespołem pomocy Tungsten, aby odpowiednio skonfigurować tę opcję.

  • Wdrożenie usługi konwersji zamówienia zakupu to element stałego dążenia firmy GSK do usprawnienia wydajności i poprawy jakości obsługi dostawców. Zalety tego rozwiązania to:

    • Możliwość wystawienia faktury za pomocą zaledwie paru kliknięć.
    • Brak konieczności ręcznego wprowadzania danych: dane wiersza faktury są wypełniane automatycznie.
      • Pozwala to zmniejszyć liczbę błędów w trakcie wprowadzania danych, prowadzących do powstania niezgodności w systemie GSK, wyjątków i opóźnień płatności.
    • Możliwość wystawiania faktur szybciej i łatwiej niż kiedykolwiek wcześniej.
    • Mniej opóźnień i zapytań dzięki usprawnionym procedurom weryfikacji Tungsten.
  • Zgodnie z zasadami firmy GSK w momencie pojawienia się zapotrzebowania na towary lub usługi dostawców wystawiane jest zamówienie zakupu w formacie PDF. Od 28 września 2015 roku można dokonywać konwersji zamówień zakupu na portalu Tungsten. (Aby poznać więcej informacji, proszę kliknąć tutaj, chyba że współpracujący z Państwem podmiot GSK nie jest objęty tą usługą)

    • Każde zamówienie wystawione w formacie PDF powinno być też widoczne w portalu.
    • Jeśli firma GSK zamówiła u Państwa towary lub usługi, ale nie mają Państwo zamówienia zakupu w formacie PDF, prosimy o kontakt z GSK.
  • Nie, z usługi konwersji można korzystać tylko w odniesieniu do uprawnionych zamówień zakupu złożonych przez firmę GSK. Prosimy zachęcić współpracujące z Państwem podmioty GSK, aby zaczęły przesyłać zamówienia zakupu. Dzięki temu będą Państwo mogli korzystać z funkcji konwersji zamówień. Tymczasem prosimy przesyłać faktury w zwykły sposób: za pomocą Formularza internetowego Tungsten.

  • Nie wszystkie zamówienia zakupu od firmy GSK będą dostępne w portalu Tungsten.Tutaj można sprawdzić, czy współpracujący z Państwem podmiot GSK jest objęty tą usługą.

    • Jeśli tak jest i otrzymali Państwo od firmy GSK zamówienie zakupu w formacie PDF, ale nie ma go w portalu, prosimy sprawdzić to jeszcze raz za 24 godziny. Jeśli po tym czasie zamówienia zakupu nadal nie będzie w systemie, należy skontaktować się z działem pomocy Tungsten.
    • Jeśli dany podmiot GSK nie jest objęty tą usługą, prosimy nadal wysyłać mu faktury w zwykły sposób.
  • Komunikat o błędzie wyświetlony w powiadomieniu e-mailowym i (lub) w portalu Tungsten powinien wyjaśniać, na czym polega problem i jak go (w razie potrzeby) rozwiązać. Jeśli potrzebują Państwo dodatkowej pomocy, prosimy o kontakt z działem wsparcia Tungsten.

  • Nie. Funkcję konwersji zamówień zakupu zaprojektowano tak, aby najważniejsze informacje z zamówienia automatycznie przenosić do faktury. Dzięki temu nie muszą Państwo poświęcać czasu na wpisywanie ich ręcznie (Automatycznie uzupełnione pola to: numer faktury, opis, ilość i jednostka miary).

  • Tak, trzeba dodać inne wymagane pola: numer faktury, datę faktury, stawki podatku itp.

  • Tak. Firma GSK akceptuje załączniki, których wielkość nie przekracza 5 MB.

  • Usługa konwersji zamówień zakupu pozwala skorygować ilości na fakturze, tak aby były zgodne z ilością towaru dostarczonego do GSK w ramach dostawy częściowej.

    W razie częściowych wysyłek dostawcy mogą użyć usługi konwersji kilkakrotnie w odniesieniu do jednego zamówienia zakupu.

    Portal Tungsten umożliwia łatwe śledzenie wszystkich faktur wygenerowanych wcześniej przez usługę konwersji zamówienia zakupu, co ułatwia sprawdzenie, jakie ilości pozostały jeszcze do zafakturowania.

  • Prosimy o zapoznanie się z przewodnikami, filmami instruktażowymi oraz odpowiedziami na często zadawane pytania. Warto też pamiętać o sekcji wyszczególniającej, które zamówienia zakupu są objęte usługą konwersji.

Dostawcy korzystający z Rozwiązania Zintegrowanego

Firma GSK stale rozszerza gamę usług dostępnych w systemie Tungsten. 28 września 2015 r. wprowadziliśmy udoskonaloną procedurę weryfikacji zamówień zakupu. Usprawnia ona proces dopasowywania faktur do odpowiednich zamówień w obrębie firmy GSK i pomaga w terminowym regulowaniu należności wobec dostawców.

Firma GSK będzie też nadal wysyłać do Państwa zamówienia zakupu e-mailem.

W systemie Tungsten sprawdzane będą następujące informacje znajdujące się na zamówieniu zakupu:

  • zgodność nazwy odbiorcy faktury z nazwą firmy składającej zamówienie;
  • poprawność podanego numeru zamówienia zakupu;
  • zgodność numerów pozycji;
  • numer zamówienia zakupu podany na fakturze (dopuszczalny jest tylko jeden).

Często zadawane pytania

  • Aby mieć pewność, że Państwa faktury przejdą pomyślnie nasze testy weryfikacyjne, zalecamy odczekanie od 2 do 5 dni roboczych (od momentu rejestracji) przed wysłaniem pierwszej e-faktury przez system Tungsten Network. W razie problemów lub pytań prosimy o kontakt z działem pomocy Tungsten.

  • Wdrożenie usług dotyczących zamówień zakupu to element stałego dążenia firmy GSK do podniesienia wydajności i jakości obsługi dostawców. Dzięki usprawnionym procedurom weryfikacji w systemie Tungsten możliwe jest zmniejszenie liczby opóźnień i zapytań.

  • Firma GSK zachęca wszystkich dostawców, aby podawali na fakturach dokładne dane (opis lub kod produktu, jednostkę miary, cenę jednostkową) zgodne z informacjami podanymi w zamówieniu zakupu wysłanym przez GSK. Jeśli informacje w którymś z tych pól będą inne, istnieje ryzyko opóźnienia lub odrzucenia faktury.

  • Komunikat o błędzie wyświetlony w powiadomieniu e-mailowym i (lub) w portalu Tungsten powinien wyjaśniać, na czym polega problem i jak go (w razie potrzeby) rozwiązać. Prosimy sprawdzić, czy odbiorcą faktury jest ten sam podmiot GSK, który wystawił zamówienie zakupu. Jeśli potrzebują Państwo dodatkowej pomocy, prosimy o kontakt z działem wsparcia Tungsten.

  • Mogą Państwo wysyłać e-faktury do każdego podmiotu prawnego, z którym Państwo współpracują i od którego otrzymują Państwo zamówienia. Tutaj można znaleźć pełną listę podmiotów GSK korzystających z systemu Tungsten Network.

    Uwaga: faktury wysłane do niewłaściwego podmiotu zostaną odrzucone przez system Tungsten na etapie weryfikacji.

  • Prosimy o zapoznanie się z przewodnikami, filmami instruktażowymi oraz odpowiedziami na często zadawane pytania. Warto też pamiętać o sekcji wyszczególniającej, które zamówienia zakupu są objęte usługą konwersji.

Nadal potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z działem wsparcia Tungsten.