Witamy w systemie elektronicznego fakturowania dla GlaxoSmithKline
GSK współpracuje z Tungsten Network, globalną platformą fakturowania elektronicznego
GSK współpracuje z Tungsten Network, globalną platformą fakturowania elektronicznego
Strona ma pomóc w zapoznaniu się z funkcjami i zaletami usług dotyczących zamówień zakupu wprowadzonych we wrześniu 2015 r.
Firma GSK wprowadziła usługi dotyczące zamówień zakupu w dwóch celach:
Ważne: usługami dotyczącymi zamówień zakupu objęte są tylko niektóre jednostki GSK i niektóre zamówienia zakupu.
Tutaj można sprawdzić, czy współpracujący z Państwem podmiot GSK będzie przesyłać do systemu Tungsten Network informacje dotyczące zamówień zakupu.
Zamówienia zakupu wysyłane do systemu Tungsten (tutaj można znaleźć listę wyjątków i klientów objętych tą usługą) można teraz – po zalogowaniu się – wyświetlić i w prosty sposób przekształcić w e-fakturę.
Pomoc i wsparcie dla dostawców korzystających z Formularza internetowego
Korzystanie z dostępnej w systemie Tungsten usługi konwersji zamówień zakupu jest szybkie i proste, zwłaszcza po zapoznaniu się z filmem instruktażowym i przewodnikami udostępnionymi powyżej.
Od 28 września 2015 r. zamówienie zakupu można szybko przekształcić w fakturę. Wszystkie dane zamówienia zakupu zostaną skopiowane automatycznie, nie trzeba ich więc wpisywać ani edytować ręcznie. Dlatego zachęcamy, aby korzystać z funkcji konwersji zamówień zakupu w przypadku wszystkich zamówień widocznych w portalu Tungsten.
Uwaga: nie wszystkie podmioty GSK i nie wszystkie zamówienia zakupu są objęte tą usługą. Odwiedź tę stronę, by dowiedzieć się więcej.
Czy korzystanie z usługi konwersji zamówień zakupu oznacza, że nie będę już otrzymywać kopii zamówień e-mailem w formacie PDF?
Nie, firma GSK będzie wysyłać dostawcom zamówienia zakupu tak, jak dotychczas.
Mam zamówienie zakupu od firmy GSK w formacie PDF, ale nie widzę go w portalu Tungsten. Co mam zrobić?
Najpierw należy sprawdzić na tej stronie, czy dane zamówienie zakupu i czy dany podmiot GSK jest objęty tą usługą. Jeśli tak, należy sprawdzić informacje w portalu ponownie za kilka godzin. Jeśli zamówienie zakupu nadal nie jest widoczne, skontaktuj się z działem pomocy Tungsten.
Czy usługa konwersji zamówień zakupu będzie działać zaraz po zarejestrowaniu się w systemie Tungsten Network?
Zamówienia zaczną pojawiać się w portalu w ciągu 2–5 dni roboczych. Prosimy sprawdzać sekcję „Moje zamówienia zakupu” na portalu. Jeśli po 5 dniach w portalu nadal nie będzie żadnych zamówień zakupu, należy skontaktować się z działem pomocy Tungsten.
Skąd wiadomo, że w portalu Tungsten dostępne jest zamówienie zakupu, które można przekształcić w fakturę?
Można to sprawdzić w sekcji „Moje zamówienia zakupu” na swoim koncie w portalu. Jeśli chcesz także otrzymywać powiadomienia e-mail o udostępnieniu na koncie nowego zamówienia zakupu, skontaktuj z zespołem pomocy Tungsten, aby odpowiednio skonfigurować tę opcję.
Jakie korzyści daje to mnie i mojej firmie?
Wdrożenie usługi konwersji zamówienia zakupu to element stałego dążenia firmy GSK do usprawnienia wydajności i poprawy jakości obsługi dostawców. Zalety tego rozwiązania to:
Co mam zrobić, jeśli nie otrzymam zamówienia zakupu od firmy GSK?
Zgodnie z zasadami firmy GSK w momencie pojawienia się zapotrzebowania na towary lub usługi dostawców wystawiane jest zamówienie zakupu w formacie PDF. Od 28 września 2015 roku można dokonywać konwersji zamówień zakupu na portalu Tungsten. (Aby poznać więcej informacji, proszę kliknąć tutaj, chyba że współpracujący z Państwem podmiot GSK nie jest objęty tą usługą)
Nie otrzymuję zamówień zakupu od firmy GSK. Czy mogę korzystać z usługi konwersji zamówień zakupu?
Nie, z usługi konwersji można korzystać tylko w odniesieniu do uprawnionych zamówień zakupu złożonych przez firmę GSK. Prosimy zachęcić współpracujące z Państwem podmioty GSK, aby zaczęły przesyłać zamówienia zakupu. Dzięki temu będą Państwo mogli korzystać z funkcji konwersji zamówień. Tymczasem prosimy przesyłać faktury w zwykły sposób: za pomocą Formularza internetowego Tungsten.
Mam zamówienie zakupu od firmy GSK, ale nie widać go w portalu Tungsten. Co mam zrobić?
Nie wszystkie zamówienia zakupu od firmy GSK będą dostępne w portalu Tungsten.Tutaj można sprawdzić, czy współpracujący z Państwem podmiot GSK jest objęty tą usługą.
System Tungsten wyświetlił komunikat o błędzie, którego nie rozumiem.
Komunikat o błędzie wyświetlony w powiadomieniu e-mailowym i (lub) w portalu Tungsten powinien wyjaśniać, na czym polega problem i jak go (w razie potrzeby) rozwiązać. Jeśli potrzebują Państwo dodatkowej pomocy, prosimy o kontakt z działem wsparcia Tungsten.
Czy muszę zmieniać dane zamówienia zakupu?
Nie. Funkcję konwersji zamówień zakupu zaprojektowano tak, aby najważniejsze informacje z zamówienia automatycznie przenosić do faktury. Dzięki temu nie muszą Państwo poświęcać czasu na wpisywanie ich ręcznie (Automatycznie uzupełnione pola to: numer faktury, opis, ilość i jednostka miary).
Czy muszę dopisywać jakieś dodatkowe informacje?
Tak, trzeba dodać inne wymagane pola: numer faktury, datę faktury, stawki podatku itp.
Czy podczas korzystania z usług konwersji zamówień zakupu mogę dodać do faktury załącznik?
Tak. Firma GSK akceptuje załączniki, których wielkość nie przekracza 5 MB.
Co zrobić w sytuacji, jeśli dostawy dla firmy GSK realizowane są w częściach?
Usługa konwersji zamówień zakupu pozwala skorygować ilości na fakturze, tak aby były zgodne z ilością towaru dostarczonego do GSK w ramach dostawy częściowej.
W razie częściowych wysyłek dostawcy mogą użyć usługi konwersji kilkakrotnie w odniesieniu do jednego zamówienia zakupu.
Portal Tungsten umożliwia łatwe śledzenie wszystkich faktur wygenerowanych wcześniej przez usługę konwersji zamówienia zakupu, co ułatwia sprawdzenie, jakie ilości pozostały jeszcze do zafakturowania.
Potrzebuję pomocy – z kim się skontaktować?
Prosimy o zapoznanie się z przewodnikami, filmami instruktażowymi oraz odpowiedziami na często zadawane pytania. Warto też pamiętać o sekcji wyszczególniającej, które zamówienia zakupu są objęte usługą konwersji.
Firma GSK stale rozszerza gamę usług dostępnych w systemie Tungsten. 28 września 2015 r. wprowadziliśmy udoskonaloną procedurę weryfikacji zamówień zakupu. Usprawnia ona proces dopasowywania faktur do odpowiednich zamówień w obrębie firmy GSK i pomaga w terminowym regulowaniu należności wobec dostawców.
Firma GSK będzie też nadal wysyłać do Państwa zamówienia zakupu e-mailem.
W systemie Tungsten sprawdzane będą następujące informacje znajdujące się na zamówieniu zakupu:
Czy mogę wysyłać e-faktury bezpośrednio po zarejestrowaniu się w systemie Tungsten Network?
Aby mieć pewność, że Państwa faktury przejdą pomyślnie nasze testy weryfikacyjne, zalecamy odczekanie od 2 do 5 dni roboczych (od momentu rejestracji) przed wysłaniem pierwszej e-faktury przez system Tungsten Network. W razie problemów lub pytań prosimy o kontakt z działem pomocy Tungsten.
Jakie korzyści daje to mnie i mojej firmie?
Wdrożenie usług dotyczących zamówień zakupu to element stałego dążenia firmy GSK do podniesienia wydajności i jakości obsługi dostawców. Dzięki usprawnionym procedurom weryfikacji w systemie Tungsten możliwe jest zmniejszenie liczby opóźnień i zapytań.
Czy dane na fakturze muszą zgadzać się z danymi na zamówieniu zakupu?
Firma GSK zachęca wszystkich dostawców, aby podawali na fakturach dokładne dane (opis lub kod produktu, jednostkę miary, cenę jednostkową) zgodne z informacjami podanymi w zamówieniu zakupu wysłanym przez GSK. Jeśli informacje w którymś z tych pól będą inne, istnieje ryzyko opóźnienia lub odrzucenia faktury.
System Tungsten wyświetlił komunikat o błędzie, którego nie rozumiem.
Komunikat o błędzie wyświetlony w powiadomieniu e-mailowym i (lub) w portalu Tungsten powinien wyjaśniać, na czym polega problem i jak go (w razie potrzeby) rozwiązać. Prosimy sprawdzić, czy odbiorcą faktury jest ten sam podmiot GSK, który wystawił zamówienie zakupu. Jeśli potrzebują Państwo dodatkowej pomocy, prosimy o kontakt z działem wsparcia Tungsten.
Czy za pośrednictwem systemu Tungsten Network można wysyłać faktury do dowolnego podmiotu GSK?
Mogą Państwo wysyłać e-faktury do każdego podmiotu prawnego, z którym Państwo współpracują i od którego otrzymują Państwo zamówienia. Tutaj można znaleźć pełną listę podmiotów GSK korzystających z systemu Tungsten Network.
Uwaga: faktury wysłane do niewłaściwego podmiotu zostaną odrzucone przez system Tungsten na etapie weryfikacji.
Potrzebuję pomocy – z kim się skontaktować?
Prosimy o zapoznanie się z przewodnikami, filmami instruktażowymi oraz odpowiedziami na często zadawane pytania. Warto też pamiętać o sekcji wyszczególniającej, które zamówienia zakupu są objęte usługą konwersji.