Witamy w systemie elektronicznego fakturowania dla MSD

Firma MSD współpracuje z Tungsten Network w celu ułatwienia dostawcom przesyłania faktur

Wspieramy Państwa na każdym kroku

Korzystając z ponad dziesięcioletniego doświadczenia, stworzyliśmy zestaw najczęściej zadawanych pytań (FAQ) oraz dokumentów, które znajdą Państwo poniżej

Pytania ogólne

    Czym jest Tungsten Network?

    Tungsten Network zapewnia usługi związane z fakturowaniem elektronicznym, analizą i rozwiązaniami w zakresie obiegu dokumentów dla firm na całym świecie. Aby dowiedzieć się więcej o naszych produktach i usługach, prosimy wejść na naszą stronę internetową.

    Jakie odniosę korzyści w związku z korzystaniem z Tungsten Network?

    • Bezpieczne i gwarantowane przesyłanie faktur to koniec problemów z ginięciem faktur na poczcie
    • Przetwarzanie faktur będzie trwało krócej
    • Brak opóźnień z powodu brakujących informacji, z uwagi na to, że coś „wylądowało na złym biurku” albo ze względu na czynności wykonywane ręcznie
    • Wykorzystanie technologii WYMIANY DANYCH W DOWOLNYM FORMACIE likwidujące konieczność instalowania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu
    • Większa przejrzystość przetwarzania i lepsze zarządzanie przepływem środków dzięki dostępowi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu oraz funkcji raportowania
    • Zgodność z przepisami dot. podatku VAT bez względu na to, skąd faktury są wysyłane i gdzie są odbierane
    • Łatwość obsługi i wysoka opłacalność wysyłania faktur w dowolnym czasie

    Czy e-fakturowanie będzie wymogiem dla nowych przetargów i nowych dostawców?

    Tak. Korzystanie z e-fakturowania w systemie Tungsten Network stanie się formalnym kryterium stosowanym przy wyborze sprzedawcy przez MSD. Nie musi to prowadzić do natychmiastowej dyskwalifikacji sprzedawców niespełniających wymagań, ale przewidujemy, że z upływem czasu nieuchronnie znajdą się oni w niekorzystnej sytuacji.

    Czy fakturowanie za pośrednictwem Tungsten Network to wymóg prowadzenia współpracy biznesowej z MSD?

    Tak. MSD aktywnie wycofuje się z przetwarzania faktur papierowych, aby skorzystać z zalet fakturowania elektronicznego dostępnych dla nas i naszych dostawców. Korzystanie z e-fakturowania w systemie Tungsten Network stanie się formalnym kryterium stosowanym przy wyborze sprzedawcy przez MSD. Nie musi to prowadzić do natychmiastowej dyskwalifikacji sprzedawców niespełniających wymagań, ale przewidujemy, że z upływem czasu nieuchronnie znajdą się oni w niekorzystnej sytuacji.

    Czy fakturę można wysłać z datą wcześniejszą niż dzisiejsza?

    Tak. Należy po prostu wpisać właściwą datę. Ustawienie daty przypadającej w przyszłości jest jednak niemożliwe.

    Czy MSD będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Tungsten Network?

    Tungsten Network nie jest platformą płatniczą. Firma MSD będzie nadal korzystać z dotychczasowej metody dokonywania płatności.

    Jak dodać załącznik do faktury?

    • MSD zezwala na wysyłanie załączników. W tym celu należy wybrać opcję „Fakturowanie”, a następnie „Oczekujące załączniki faktur”.
    • Aby znaleźć fakturę, należy wpisać jej numer w polu wyszukiwania lub posortować tabelę „Faktury oczekujące na załączniki” według nagłówków poszczególnych kolumn.
    • W kolumnie „Wysyłanie” należy sprawdzić dozwolone typy plików.
    • Następnie należy kliknąć przycisk „Wybierz”, aby dodać pliki załączników z komputera.
    • Będą one widoczne w kolumnie „Liczba załączników”.
    • Aby poinformować nas, że faktury z załącznikami są gotowe do przetworzenia, należy je wysłać. W tym celu należy zaznaczyć pola przy odpowiednich fakturach i kliknąć przycisk „Wyślij”.
    • Jedna faktura może mieć maksymalnie 5 załączników; muszą być one w formacie PDF.
    • Załączniki do faktury oczekującej na załączniki można dodawać w ciągu 24 godzin. Po tym czasie faktura zostaje automatycznie wysłana.

    Czy po otrzymaniu z systemu Tungsten powiadomienia o gotowości do realizacji transakcji (RTT) nadal mogę wysyłać faktury papierowe?

    Nie. MSD oczekuje, że po otrzymaniu tego powiadomienia zaczną Państwo wysyłać wszystkie faktury za pośrednictwem systemu Tungsten Network i przestaną wysyłać faktury papierowe (będą one odrzucane przy odbiorze). Ma to zapobiec ewentualnym duplikatom.

    Czy mogę wysłać dwie faktury o tym samym numerze?

    Nie. Ma to zapobiec duplikowaniu faktur. System nie pozwala na wprowadzenie tego samego numeru dwukrotnie.

    Czy mogę wysyłać faktury elektroniczne do wszystkich moich klientów za pomocą portalu Tungsten Network?

    Po zarejestrowaniu się w Tungsten możliwe jest wysyłanie faktur elektronicznych do wszystkich klientów będących członkami sieci bez dodatkowych opłat. Kliknij opcję „Połącz z klientem” w portalu, aby łatwo zlokalizować innych nabywców.

    Dlaczego Tungsten nie akceptuje numeru faktury podczas jej tworzenia?

    Numery wszystkich faktur wysyłanych do Państwa przez firmę MSD są zapamiętywane w systemie Tungsten. Zabezpiecza to zarówno Państwa, jak i firmę MSD, przed wysyłaniem duplikatów. Dlatego każda faktura musi mieć niepowtarzalny numer. Na przykład numery 1/2013 i 1/2014 zostaną zaakceptowane.

    Jakie informacje dot. statusu otrzymam w portalu Tungsten w przypadku korzystania z usług statusu faktury?

    • Wysłana: faktura czeka na weryfikację w systemie Tungsten Network
    • Zaakceptowana: faktura przeszła pomyślnie weryfikację w systemie Tungsten – nie została jeszcze otrzymana przez dział rozliczeń firmy MSD
    • Nieudana: faktura nie przeszła weryfikacji w systemie Tungsten – przed wysłaniem zgłoszenia z prośbą o wsparcie należy sprawdzić, czy nie ma w niej najczęściej spotykanych błędów (np. dotyczących zakresu zamówienia)
    • Dostarczona: faktura jest gotowa do przesłania do działu rozliczeń firmy MSD
    • Otrzymana: faktura została wprowadzona do systemu w dziale rozliczeń firmy MSD – zostanie zweryfikowana i przetworzona
    • Odrzucona: faktura nie przeszła pomyślnie weryfikacji w dziale rozliczeń firmy MSD – otrzymają Państwo informację o jej odrzuceniu z adresu e-mail firmy MSD
    • Zatwierdzona: faktura została zaksięgowana
    • Opłacona: faktura została zapłacona
    • Wyjątek: faktura jest analizowana przez firmę MSD — mogą Państwo otrzymać prośbę o sporządzenie korekty lub noty kredytowej

    Czy status „Zaakceptowana” w portalu Tungsten oznacza, że moja faktura została oznaczona przez MSD do opłacenia?

    Nie. Dokładne dane o statusach wysłanych faktur można znaleźć w informacjach o zmianach statusu faktur na koncie w portalu Tungsten Network.

    Kto jest odpowiedzialny za udostępnienie innym użytkownikom dodatkowego dostępu do danych logowania do portalu Tungsten?

    Gdy dostawca lub nabywca rejestruje się w portalu Tungsten, musi wyznaczyć administratora. Dane administratora można znaleźć w obszarze „Moje konto” w sekcji „Mój profil”. Są one widoczne w dolnej części ekranu.

    Administrator może dodawać nowych użytkowników i zmieniać prawa dostępu.

    Czy przesyłanie faktur za pomocą Formularza internetowego jest bezpieczne?

    Uzyskanie dostępu do usług świadczonych przez Tungsten, w tym Formularza internetowego, wymaga trzech zezwoleń uwierzytelniających. Ponadto każda sesja jest zabezpieczona za pomocą standardowego 128-bitowego szyfrowania SSL, które wykorzystuje certyfikaty serwera klasy 3 od firmy Verisign. Po utworzeniu faktury jest ona przechowywana w bezpiecznym archiwum, gdzie jest chroniona przy użyciu najnowszych zabezpieczeń, które są codziennie testowane.

    Oznacza to, że tylko upoważnieni użytkownicy mogą połączyć się z witryną. Po nawiązaniu połączenia każdy rodzaj komunikacji jest prywatny, a dane są całkowicie bezpieczne.

    Czy Tungsten współpracuje z personelem posługującym się innymi językami?

    Komunikacja między Tobą i Twoim klientem będzie kontynuowana w tym samym języku. Należy nadal wysyłać faktury w języku używanym na codzień.

    Jeśli potrzebujesz pomocy, zadzwoń pod numer +44 (0) 870 165 7430. (Numery lokalnych biur obsługi klienta)

    Informujemy, że numery te są przeznaczone wyłącznie do obsługi e-fakturowania na portalu Tungsten. Można nadal wysyłać zapytania dotyczące płatności za pomocą istniejących danych kontaktowych klienta.

Pytania dotyczące rejestracji

    Dlaczego w celu przesyłania faktur należy korzystać z usług firmy Tungsten Network?

    Wkrótce będzie to podstawowy sposób przyjmowania przez firmę MSD faktur od dostawców.

    Co muszę zrobić, aby wysyłać elektroniczne faktury za pośrednictwem portalu Tungsten Network?

    Aby rozpocząć korzystanie z portalu Tungsten, wystarczy zarejestrować się przy pomocy klucza rejestracyjnego otrzymanego od swojego klienta lub od Tungsten Network. Po zarejestrowaniu się wszyscy dostawcy korzystający z tej opcji otrzymują automatycznie 52 bezpłatne transakcje. Po roku obowiązywania umowy (w rocznicę rejestracji) bez żadnych opłat uzupełnimy Państwa konto, udostępniając Państwu 52 bezpłatne faktury do wykorzystania w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

    Czy zarejestrowanie się w portalu Tungsten jest równoznaczne z dołączeniem do Tungsten Network?

    Tak, w ramach procesu rejestracji muszą Państwo zaakceptować wymagane standardowe warunki. MSD oczekuje, że przestaną Państwo wówczas wysyłać faktury papierowe (będą one odrzucane przy odbiorze) i zaczną wysyłać wszystkie faktury za pośrednictwem portalu Tungsten Network.

    Czy muszę podpisać umowę z Tungsten Network?

    Tak, niezależnie od wybranego rozwiązania, konieczne będzie zaakceptowanie warunków i zasad Tungsten Network.

    Czy muszę zainstalować jakieś oprogramowanie?

    Nie. NIE jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie ani sprzęt komputerowy. Aby wysyłać e-faktury za pośrednictwem portalu Tungsten Network, wymagane jest tylko połączenie z Internetem.

    Jakie są minimalne wymagania systemowe umożliwiające korzystanie z portalu Tungsten Network?

    Minimalne wymagania dotyczące systemu operacyjnego: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux lub Mac OS 9.2*.

    Minimalne wymagania dotyczące przeglądarki: Internet Explorer w wersji 9 i najnowsze wersje przeglądarek Firefox, Chrome, Safari i Opera.

    Czy mogę przesyłać dane faktur bezpośrednio z mojego systemu rozliczeniowego?

    Istnieje możliwość przesyłania faktur bezpośrednio z systemu rozliczeniowego w dowolnym formacie. Ta opcja jest dostępna dla dostawców korzystających z Rozwiązania zintegrowanego Tungsten Network.
    Aby rozpocząć rejestrację, proszę wysłać e-maila na adres [ochrona poczty e-mail].

    Jakie opłaty związane są z tą usługą?

    Tungsten Network oferuje dwie opcje fakturowania elektronicznego. Każde rozwiązanie obejmuje bezpłatną liczbę faktur na miesiąc.

    Kliknij tutaj, aby wyświetlić opcje rejestracji.

    Dlaczego MSD nie uiszcza opłat?

    Firma MSD nie pokrywa kosztów dostawcy związanych z wydrukiem faktur papierowych, dlatego też nie będzie pokrywać kosztów związanych z wysyłaniem faktur drogą elektroniczną. Rozwiązanie elektroniczne jest bardziej opłacalne dla większości firm. Poza oszczędnościami skorzystają Państwo z możliwości natychmiastowego przesłania faktury, potwierdzania dostawy faktury oraz opcji raportowania i sprawdzania statusu faktury przez siedem dni w tygodniu, przez całą dobę.

Speak to one of our experts

You have unique challenges and requirements. Arrange a call to find out how we can help automate your specific processes.