Witamy w systemie elektronicznego fakturowania dla Nestlé

Firma Nestlé przy współpracy z Tungsten Network stworzyła prostszy sposób przesyłania faktur dla dostawców

Pytania ogólne

  • Tungsten Network zapewnia usługi związane z fakturowaniem elektronicznym, analizą i rozwiązaniami w zakresie obiegu dokumentów dla firm na całym świecie. Aby dowiedzieć się więcej o naszych produktach i usługach, prosimy wejść na naszą stronę internetową.

  • Zarówno nabywca, jak i sprzedawca muszą być członkami Tungsten Network, aby możliwe było wysyłanie i otrzymywanie elektronicznych faktur za pośrednictwem Tungsten.

    Wielu z Państwa klientów może już być członkami naszej sieci. W ciągu 24 godzin do momentu dołączenia do Tungsten Network będą mogli Państwo wysyłać elektroniczne faktury do tych klientów.

  • Tak. Nestlé aktywnie wycofuje się z procesów opartych na fakturach papierowych w celu realizacji korzyści, jakie fakturowanie elektroniczne daje nam i naszym dostawcom. Wkrótce będzie to podstawowy sposób przyjmowania przez Nestlé GE faktur od dostawców.

    • Bezpieczne i gwarantowane przesyłanie faktur to koniec problemów z ginięciem faktur na poczcie
    • Przetwarzanie faktur będzie trwało krócej
    • Brak opóźnień z powodu brakujących informacji, z uwagi na to, że coś „wylądowało na złym biurku” albo ze względu na czynności wykonywane ręcznie
    • Wykorzystanie technologii WYMIANY DANYCH W DOWOLNYM FORMACIE likwidujące konieczność instalowania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu
    • Większa przejrzystość przetwarzania i lepsze zarządzanie przepływem środków dzięki dostępowi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu oraz funkcji raportowania
    • Zgodność z przepisami dot. podatku VAT bez względu na to, skąd faktury są wysyłane i gdzie są odbierane
    • Łatwość obsługi i wysoka opłacalność wysyłania faktur w dowolnym czasie
  • Tungsten Network oferuje dwie opcje fakturowania elektronicznego. Każde rozwiązanie obejmuje bezpłatną liczbę faktur na miesiąc.

    Kliknij tutaj, aby uzyskać informacje o Rozwiązaniu zintegrowanym

    Kliknij tutaj, aby uzyskać informacje o Formularzu internetowym

  • Nestlé nie pokrywa kosztów dostawcy związanych z wydrukiem papierowych faktur, dlatego nie będzie pokrywać kosztów związanych z wysyłaniem faktur drogą elektroniczną. Rozwiązanie elektroniczne jest bardziej opłacalne dla większości firm. Poza oszczędnościami skorzystają Państwo z możliwości natychmiastowego przesłania faktury, potwierdzania dostawy faktury oraz opcji raportowania i sprawdzania statusu faktury przez siedem dni w tygodniu, przez całą dobę.

  • Tungsten nie jest platformą służącą do regulowania płatności. Nestlé będzie nadal korzystać z dotychczasowej metody dokonywania płatności.

  • Aby rozpocząć korzystanie z usług Tungsten Network, wystarczy zarejestrować się, używając klucza rejestracyjnego lub numeru TN otrzymanego od klienta. Po zarejestrowaniu się wszyscy dostawcy korzystający z tej opcji otrzymują automatycznie 52 bezpłatne transakcje. Po roku obowiązywania umowy (w rocznicę rejestracji) bez żadnych opłat uzupełnimy Państwa konto, udostępniając Państwu 52 bezpłatne faktury do wykorzystania w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

    Jesli jesteś zarejestrowany w jednym z poniższych krajów i chcesz przechowywać faktury dotyczące zwrotu podatku w archiwum faktur Tungsten, wymagane jest powiadomienie lokalnego urzędu skarbowego. Serwis Tungsten zapewnia gotowe sformułowania służące do sporządzenia tego powiadomienia. Łącze do kopii szablonu powiadomienia zostanie przesłane za pośrednictwem poczty e-mail.

  • Istnieje możliwość przesyłania faktur bezpośrednio z systemu rozliczeniowego w dowolnym formacie. Aby to zrobić, należy mieć uprawnienia dostawcy korzystającego z Rozwiązania zintegrowanego na portalu Tungsten Network. Aby podjąć stosowne działania, należy skontaktować się bezpośrednio z firmą Tungsten pod numerem telefonu +44 (0)870 165 7420. Firma Tungsten udostępnia również numery lokalnych biur w następujących krajach:

    Kraj Numer lokalny
    Region Azji i Pacyfiku +60 (3) 9207 7800
    Belgia +32 (0)24 031 011
    Dania +45 808 858 18
    Finlandia +358 (0)800 118 871
    Francja +33 (0)1707 081 00
    Niemcy +49 (0)69 2222 20290
    Irlandia +353 (0)1 247 7709
    Włochy

    Meksyk

    +39 02360 06340

    +52 (55) 3098 7625

    Holandia +31 (0)207 121 385
    Norwegia +47 800 149 34
    Portugalia +351 (0)800 860007
    Hiszpania +34 914 141 472
    Szwecja +46 (0)85 057 8418
    Szwajcaria +41 (0)44 580 1491
    Wielka Brytania +44 (0)870 165 7420
    Stany Zjednoczone +1 (770) 698 1420
  • Nie. Firma Nestlé oczekuje, że po otrzymaniu tego powiadomienia zaczną Państwo wysyłać wszystkie faktury za pośrednictwem systemu Tungsten, zaprzestając wysyłania faktur papierowych (będą one odrzucane przy odbiorze). Ma to zapobiec ewentualnemu tworzeniu duplikatów. Ma to zapobiec ewentualnym duplikatom.

  • Zespoły Tungsten można obsługuje następujące języki:  angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, polski, portugalski, holenderski i włoski.

    Aby uzyskać dodatkową pomoc, związaną z obsługą e fakturowania Tungsten kliknij tutaj, aby znaleźć dane kontaktowe każdego kraju.

    Należy pamiętać, że należy kontynuować współpracę z klientem w języku, którego zwykle używasz.

  • Uzyskanie dostępu do usługi Tungsten, w tym do Formularza internetowego, wymaga trzech etapów autoryzacji. Ponadto każda sesja jest zabezpieczona za pomocą standardowego 128-bitowego szyfrowania SSL, które wykorzystuje certyfikaty serwera klasy 3 od firmy Verisign. Po utworzeniu faktury jest ona przechowywana w bezpiecznym archiwum, gdzie jest chroniona przy użyciu najnowszych zabezpieczeń, które są codziennie testowane.

    Oznacza to, że tylko upoważnieni użytkownicy mogą połączyć się z witryną. Po nawiązaniu połączenia każdy rodzaj komunikacji jest prywatny, a dane są całkowicie bezpieczne.

Pytania dotyczące rejestracji i konta Tungsten

  • Tak, w ramach procesu rejestracji muszą Państwo zaakceptować wymagane standardowe warunki. Po dokonaniu rejestracji firma Nestlé oczekuje, że zaczną Państwo wysyłać wszystkie faktury za pośrednictwem systemu Tungsten, równocześnie zaprzestając wysyłania faktur papierowych (będą one odrzucane przy odbiorze).

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • Rozwiązania Tungsten nie wymagają instalacji oprogramowania ani sprzętu w celu wysyłania faktur.

  • Minimalne wymagania dotyczące systemu operacyjnego: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux lub Mac OS 9.2*.

    Minimalne wymagania dotyczące przeglądarki: Internet Explorer w wersji 9 i najnowsze wersje przeglądarek Firefox, Chrome, Safari i Opera.

  • Nie. Ma to zapobiec duplikowaniu faktur. System nie pozwala na wprowadzenie tego samego numeru dwukrotnie.

  • Tak. Należy po prostu wpisać właściwą datę. Ustawienie daty przypadającej w przyszłości jest jednak niemożliwe.

    • Nestlé zezwala na wysyłanie załączników. W tym celu należy wybrać opcję „Fakturowanie”, a następnie „Oczekujące załączniki faktur”.
    • Aby znaleźć fakturę, należy wpisać jej numer w polu wyszukiwania lub posortować tabelę „Faktury oczekujące na załączniki” według nagłówków poszczególnych kolumn.
    • W kolumnie „Wysyłanie” należy sprawdzić dozwolone typy plików.
    • Następnie należy kliknąć przycisk „Wybierz”, aby dodać pliki załączników z komputera.
    • Będą one widoczne w kolumnie „Liczba załączników”.
    • Aby poinformować nas, że faktury z załącznikami są gotowe do przetworzenia, należy je wysłać. W tym celu należy zaznaczyć pola przy odpowiednich fakturach i kliknąć przycisk „Wyślij”.
    • Załączniki do faktury oczekującej na załączniki można dodawać w ciągu 24 godzin. Po tym czasie faktura zostaje automatycznie wysłana.
  • Nie, dokładne dane o statusach wysłanych faktur można znaleźć w informacjach o zmianach statusu faktur na koncie w portalu Tungsten.

    • Wysłana: faktura czeka na weryfikację w systemie Tungsten
    • Zaakceptowana: faktura przeszła pomyślnie weryfikację w systemie Tungsten — nie została jeszcze otrzymana przez dział rozliczeń firmy Nestlé
    • Nieudana: faktura nie przeszła weryfikacji w systemie Tungsten — przed wysłaniem zgłoszenia z prośbą o wsparcie należy sprawdzić, czy nie ma w niej najczęściej spotykanych błędów (np. dotyczących zakresu zamówienia)
    • Dostarczona: faktura jest gotowa do przesłania do działu rozliczeń firmy Nestlé
    • Otrzymana: faktura została wprowadzona do systemu w dziale rozliczeń firmy Nestlé zostanie zweryfikowana i przetworzona
    • Odrzucona: faktura nie przeszła pomyślnie weryfikacji w dziale rozliczeń firmy Nestlé – najprawdopodobniej otrzymają Państwo informację o jej odrzuceniu z adresu e-mail firmy Nestlé
    • Zatwierdzona: faktura została zaksięgowana.
    • Zapłacono: faktura została zapłacona
    • Wyjątek: faktura jest analizowana przez firmę Nestlé — mogą Państwo otrzymać prośbę o sporządzenie korekty lub noty kredytowej
  • Numery wszystkich faktur wysyłanych do Państwa przez firmę Nestlé są zapamiętywane w systemie Tungsten. Zabezpiecza to zarówno Państwa, jak i firmę Nestlé, przed wysyłaniem duplikatów. Dlatego każda faktura musi mieć niepowtarzalny numer. Na przykład numery 1/2013 i 1/2014 zostaną zaakceptowane.

  • W obszarze „Pole zamówienia zakupu” w nagłówku faktury można wpisać tylko jeden numer zamówienia zakupu. Numery pozostałych zamówień należy wpisać w treści faktur, każde w osobnym wierszu, np.:

    • Pozycja 1: pierwsze zamówienie zakupu, opis związanych z nim dostaw/usług/towarów.
    • Pozycja 2: drugie zamówienie zakupu, opis związanych z nim dostaw/usług/towarów.
    • Pozycja 3: trzecie zamówienie zakupu, opis związanych z nim dostaw/usług/towarów
  • Gdy dostawca lub nabywca rejestruje się w portalu Tungsten, musi wyznaczyć administratora. Dane administratora można znaleźć w obszarze „Moje konto” w sekcji „Mój profil”. Są one widoczne w dolnej części ekranu.

    Administrator może dodawać nowych użytkowników i zmieniać prawa dostępu.

  • Aby uzyskać więcej informacji odwiedź stronę Tungsten Network.

    Prosimy o zgłoszenie problemu naszemu działowi wsparcia, a skontaktujemy się z Państwem tak szybko, jak to będzie możliwe.

    Prosimy o jak najbardziej szczegółowe opisanie problemu.

    Opcjonalnie

    arrow