Witamy w systemie elektronicznego fakturowania dla Sanofi

Często zadawane pytania

Czym jest Tungsten Network?

Tungsten Network jest siecią fakturowania elektronicznego, tj. e-fakturowania, o zasięgu globalnym. Platforma e-fakturowania Tungsten Network umożliwia dostawcom wysyłanie faktur w dowolnym formacie bezpośrednio z poziomu ich systemów księgowych, podawanie danych online oraz przesyłanie faktury online w portalu, a nawet łatwe przekształcanie zamówienia zakupu w fakturę.

Ponadto usługa śledzenia statusu faktury pozwala na śledzenie stanu faktury na wszystkich głównych etapach przetwarzania, od otrzymania do opłacenia.
*W niektórych krajach dostępność usługi śledzenia statusu faktury może być opóźniona w porównaniu z usługą e-fakturowania.

Jak to działa?

Oferowane przez firmę Tungsten Network rozwiązanie wymiany danych w dowolnym formacie umożliwia spełnienie wszystkich wymogów w zakresie mapowania danych i zapewnia, że wszystkie faktury dostawców są dostarczane w formacie wymaganym przez system księgowy klienta.

Czy fakturowanie za pośrednictwem Tungsten Network to wymóg prowadzenia współpracy biznesowej z Sanofi?

Firma Sanofi aktywnie wycofuje się z procesów opartych na fakturach papierowych w celu realizacji korzyści, jakie fakturowanie elektroniczne oferuje nam i naszym dostawcom.

Możliwość przedstawiania faktur elektronicznych stanowi jeden z kryteriów oceny w ramach procesu przetargowego oraz wyboru dostawców.

Jakie są zalety korzystania z Tungsten Network?

• Bezpieczna, gwarantowana dostawa faktury - firma Sanofi otrzymuje faktury w ciągu kilku godzin, dzięki czemu unika opóźnień oraz strat, które czasem mogą mieć miejsce w trakcie przesyłki pocztowej dokumentów papierowych
• Możliwość sprawdzenia statusu faktury online – od dostawy po płatność*
• Skrócony czas przetwarzania – otrzymujemy faktury szybciej, więc szybciej możemy rozpocząć ich przetwarzanie i zapłacić w terminie
• Natychmiastowa weryfikacja faktury – Tungsten Network weryfikuje faktury, aby zapewnić zgodność z wymogami prawnymi oraz dostępnością danych potrzebnych w celu ich aktualizacji w systemie Sanofi, przyczyniając się do szybszego przetwarzania oraz redukując potencjalne opóźnienia z powodu braku informacji
• Technologia formatowania danych w dowolnym formacie – Tungsten Network współpracuje z prawie każdym formatem w ramach systemu ERP oraz przekształca go w format wymagany przez Sanofi. Nie jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie ani sprzęt komputerowy
• Większa przejrzystość przetwarzania i lepsze zarządzanie przepływem środków dzięki dostępowi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu oraz funkcji raportowania
• Przestrzeganie przepisów VAT – niezależnie od tego, gdzie wysyłane są i odbierane faktury, systemy i procesy Tungsten Network zapewniają zgodność z lokalnymi wymogami pod względem e-fakturowania
• Łatwe, opłacalne oraz przyjazne dla środowiska - Nawet jeśli w niektórych sytuacjach, w zależności od polityki cenowej, Tungsten Network może pobierać opłaty, powinny one zostać zrekompensowane, a w wielu przypadkach nawet z nawiązką, dzięki oszczędnościom w zakresie kosztów wydruku faktur, ich przygotowania oraz wysyłki

*W niektórych krajach dostępność usługi śledzenia statusu faktury może być opóźniona w porównaniu z usługą e-fakturowania.

Czy konieczne jest instalowanie dodatkowego oprogramowania lub sprzętu?

Tungsten Network jest usługą internetową, więc do korzystania z platformy e-fakturowania potrzebna jest tylko przeglądarka internetowa z dostępem do Internetu.

Czy e-fakturowanie będzie wymogiem dla nowych przetargów i nowych dostawców?

Możliwość przedstawiania faktur elektronicznych stanowi jeden z kryteriów oceny w ramach procesu przetargowego oraz wyboru dostawców.

Czy korzystanie z usługi jest konieczne, jeśli należności wobec mojej firmy są regulowane terminowo?

Korzystając z systemu Tungsten Network, umożliwią nam Państwo dalsze terminowe regulowanie płatności względem Państwa firmy. Ponadto możliwe będzie korzystanie z licznych korzyści, takich jak bezpieczniejsze dostarczanie faktury, czy zwiększoną widoczność na poszczególnych etapach przetwarzania faktury*.
W niektórych krajach dostępność usługi śledzenia statusu faktury może być opóźniona w porównaniu z usługą e-fakturowania.

Co się stanie, jeśli dalej będę wysyłać faktury papierowe?

Firma Sanofi pragnie czerpać korzyści, jakie e-fakturowanie przynosi naszej działalności oraz dostawcom i w związku z tym jest to preferowana metoda fakturowania.
Po rozpoczęciu wysyłania faktur za pośrednictwem Tungsten Network należy zaprzestać wysyłania faktur papierowych.

Jakie są koszty związane z rejestracją w Tungsten Network?

Tungsten Network oferuje dwa sposoby dostarczania faktur: Rozwiązanie Zintegrowane oraz Formularz internetowy.

Rozwiązanie Zintegrowane umożliwia dostawcom wysyłanie danych faktury w dowolnym formacie bezpośrednio do naszego systemu księgowego. Powoduje to integrację Państwa obecnego systemu rozliczeniowego z siecią e-fakturowania Tungsten, aby dane mogły być przesyłane automatycznie. W razie wyboru tego rozwiązania należy uregulować roczną opłatę członkowską oraz opłatę transakcyjną, jeśli przekroczona zostanie liczba bezpłatnych faktur oferowanych w ramach tego rozwiązania.

Formularz internetowy umożliwia ręczne wprowadzanie danych do bezpiecznego formularza w systemie Tungsten Network. Jeśli wybiorą Państwo Formularz internetowy, nie muszą Państwo płacić żadnych opłat z tytułu konfiguracji lub korzystania z usługi, aby móc z niej korzystać. Otrzymają Państwo określoną pulę bezpłatnych transakcji, a jeśli potrzeby w zakresie fakturowania przekroczą liczbę bezpłatnych transakcji, można zakupić większą ich liczbę. Aktualny cennik można znaleźć w dokumencie Opcje Tungsten Network.

Co obejmuje opłata członkowska z tytułu Rozwiązania zintegrowanego?

Opłata ta jest naliczana w celu pokrycia kosztów, jakie firma Tungsten Network ponosi w związku z wprowadzeniem Państwa do swojej sieci, a także ogólnych kosztów związanych z jej obsługą. Opłatę członkowską należy uregulować raz do roku, niezależnie od liczby klientów, do których wysyłane są faktury za pośrednictwem sieci oraz zawiera liczbę darmowych transakcji.

Dlaczego Sanofi nie uiszcza opłat?

Opłatę za korzystanie z systemu Tungsten Network ponoszą zarówno firma Sanofi, jak i jej dostawcy, gdyż obie strony będą czerpać korzyści z tej usługi. Przejście na system faktur elektronicznych przyniesie dostawcom oszczędności dzięki usprawnieniu ich procesów i znacznemu ograniczeniu czasu potrzebnego na zapłatę ich faktur.

Uważamy, że opłaty wynoszą mniej więcej tyle samo co koszty pocztowe i mogą być jeszcze mniejsze dzięki ograniczeniu wysiłków związanych z dochodzeniem zapłaty za fakturę lub rozwiązywaniem problemów dotyczących faktur.

Czy Sanofi będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Tungsten Network?

Tungsten Network nie jest platformą służącą do regulowania płatności. Sanofi będzie dalej regulować swoje zobowiązania wobec dostawców, korzystając z aktualnego sposobu płatności.

Czy muszę podpisać umowę z Tungsten Network?

Tak, niezależnie od wybranego rozwiązania, konieczne będzie zaakceptowanie warunków i zasad Tungsten Network.

Czy wymóg korzystania z faktur elektronicznych dotyczy całej firmy Sanofi?

Planowane jest wprowadzenie usługi e-fakturowania za pośrednictwem Tungsten Network w większości krajów w Europie.

Z kim można się kontaktować w firmie Sanofi?

Wdrożenie e-fakturowania w imieniu firmy Sanofi prowadzić będzie firma Tungsten Network, która również będzie pierwszym punktem kontaktu w przypadku zapytań.

Z Tungsten Network można się kontaktować za pośrednictwem działu pomocy.

Co jeśli mój system nie jest w stanie utworzyć elektronicznych faktur?

Tungsten Network obsługuje różne rodzaje danych, dlatego należy się z nią kontaktować, aby uzyskać pomoc w znalezieniu najlepszego rozwiązania dla swojej działalności przy uwzględnieniu możliwości systemu Sanofi.

W przypadku ręcznego tworzenia faktur (Word, Excel itp.) można wejść na bezpieczną platformę internetową i generować faktury online za pomocą Formularza internetowego. Nie jest wymagane jakiekolwiek oprogramowanie. Konieczne jest tylko połączenie z Internetem oraz standardowa przeglądarka.

W jaki sposób odbywa się przejście z faktur papierowych na e-fakturowanie?

Po przeprowadzeniu konfiguracji i gdy będą Państwo gotowi do dokonywania transakcji za pośrednictwem sieci, Tungsten Network wyśle powiadomienie, że można już wysyłać faktury do naszego działu księgowości.

Czy za pośrednictwem Tungsten Network mogę wysyłać faktury elektroniczne do wszystkich swoich klientów?

Dostawcy zarejestrowani w systemie Tungsten Network mogą wysyłać faktury elektroniczne do wszystkich klientów, którzy korzystają z tej sieci.

Czy mogę wysyłać transakcje dla więcej niż jednego klienta w jednym pliku?

W przypadku Rozwiązania zintegrowanego Tungsten Network akceptuje pliki danych w dowolnym formacie z dowolną liczbą klientów. Tungsten Network uzgodni z Państwem sposób identyfikacji poszczególnych klientów w pliku danych, a następnie przekaże poszczególne transakcje do odpowiednich klientów.

W mojej firmie planowana jest wkrótce zmiana oprogramowania do fakturowania. Czy należy zaczekać przed dokonaniem subskrypcji?

Tungsten Network akceptuje wszystkie formaty danych przychodzących, dlatego zachęcamy, aby jak najszybciej dołączyć do sieci. Gdy będą Państwo gotowi do używania nowego oprogramowania, wystarczy poinformować firmę Tungsten. Konieczne zmiany zostaną wprowadzone bez przerw w dostarczaniu faktur.

Czy Tungsten Network oferuje wsparcie w różnych językach?

Tak, działy sprzedaży, implementacji i wsparcia Tungsten Network obsługiwane są w językach: angielskim, francuskim, hiszpańskim, holenderskim, niemieckim, polskim, portugalskim i włoskim.

Gdzie mogę uzyskać więcej informacji na temat usług Tungsten Network?

Tak. Zapraszamy na stronę: www.tungsten-network.com